O que é a metodologia activate?

Os últimos anos foram marcados por um intenso desenvolvimento tecnológico. Devido a isso, muitas ferramentas utilizadas nas empresas passaram por transformações. Um bom exemplo é o ERP SAP, que lançou uma nova plataforma empresarial (SAP S/4HANA) e passou a utilizar a metodologia activate.

Durante muito tempo, a metodologia aplicada nos projetos de implementação do SAP era conhecida como ASAP (Acceletated SAP). 

O objetivo do ASAP é ajudar o gerenciamento de projetos a planejar a implementação do SAP da maneira mais eficiente possível, otimizando efetivamente o tempo, as pessoas, a qualidade e outros recursos.

Com o advento de uma entrega de solução modular mais poderosa por meio de pacotes de melhorias e funções de negócios e excepcional em memória, a plataforma S/4HANA migrou da metodologia ASAP para uma metodologia activate.

Mas, afinal, o que é essa metodologia e por que ela passou a ser utilizada? As respostas para essas e outras perguntas você descobre a seguir!

O que é a metodologia activate?

A Metodologia activate é uma estrutura modular e ágil para implementação ou migração de soluções SAP S/4HANA, que fornece conteúdo e orientação para equipes de projeto.

Ela dá suporte às equipes de implementação em todas as fases do projeto, desde o planejamento inicial, passando pelo estabelecimento de requisitos, até a melhoria contínua de sua solução SAP.

Existem duas variantes da metodologia activate:

• Metodologia activate para solução em nuvem:  fornece uma estrutura de implementação para suportar software baseado em assinatura (SaaS), onde a instalação e gerenciamento do sistema ocorrem fora da estrutura da empresa onde o projeto está sendo implementado.
• Metodologia activate para soluções locais (on-premise): projetada para apoiar equipes de projeto na nova implementação de soluções SAP no modelo de implantação local.

A metodologia activate fornece conteúdo de implementação predefinido, aceleradores e ferramentas e práticas recomendadas.  Tudo isso ajuda os consultores a obter resultados consistentes e bem-sucedidos em todos os projetos.

Quais as vantagens da metodologia activate?

As implementações e atualizações SAP exigem uma abordagem disciplinada ao gerenciamento de projetos.

A metodologia activate está alinhada com as SAP Best Practices (melhores práticas), o que ajuda a minimizar riscos, agilizar a implementação do projeto, bem como reduzir o custo total de implantação ou atualização.

Além disso, vale destacar que a SAP investe continuamente em atualizações da metodologia activate, onde o Activate é uma evolução do conceito de Building Blocks para implementações Assemble To Order. Ou seja, agora unindo o método de implementação à construção, de fato na solução. Assim, fazendo o uso literal do conceito de “ativação”.

Essas atualizações ajudam as empresas que utilizam o SAP ERP a ficar atualizados e em sincronia com os desenvolvimentos de novas tecnologias, fornecendo as ferramentas necessárias para colocar o software em funcionamento rapidamente e também permitindo que elas foquem no negócio e não em grandes e longos projetos.

Qual as características dessa nova metodologia SAP?

A metodologia activate incorpora uma estrutura padronizada de divisão de trabalho que ajuda os gerentes de projetos a definir e gerenciar os trabalhos de maneira orientada para a entrega e para os resultados. 

Durante cada fase da metodologia, a equipe do projeto produz um conjunto prescrito de entregas que servem como entradas para as fases subsequentes.

A metodologia activate fornece um exemplo das principais entregas do projeto, incluindo uma descrição do procedimento sobre como preparar e concluir a entrega. Ela também fornece aceleradores para fases, fluxos de trabalho, resultados e tarefas. Os aceleradores incluem:

• modelos;
• questionários;
• listas de verificação;
• procedimentos;
• ferramentas para facilitar a implementação e atualizações SAP eficientes, consistentes e repetíveis.

Quais as fases da metodologia activate?

A nova abordagem implementada nos projetos SAP é considerada uma metodologia ágil na medida em que trabalha com protótipos de entrega rápida, leva em consideração os requisitos do usuário e sua validação em cada protótipo.

Ela está subdividida em quatro fases, a saber:

Fase 1: preparar

Nesta fase se inicia o projeto, forma-se a equipe de trabalho do cliente (usuários-chave) e a equipe de consultoria, verifica-se a disponibilidade e entrega dos recursos necessários (hardware, software, serviços em nuvem, etc.) e os gerentes de projeto realizam o planejamento detalhado.

Uma das tarefas mais importantes desta fase se dá o principal conceito de metodologia activate, onde são ativados processos pré-definidos (as famosas Best Practices) construídas com base na experiência da SAP no mercado por indústria. Dessa forma, garante-se que componentes tecnológicos ou necessidades de negócio sejam corretamente avaliadas durante as fases seguintes.

Também é importante que os membros da equipe do cliente, denominados usuários-chave, tenham autonomia para definir ou garantir a execução dos processos de negócio da empresa na nova ferramenta.

O trabalho de planejamento realizado nesta fase pelos gerentes é apresentado aos principais atores do projeto na reunião de lançamento.

Neste encontro é importante que a gestão da empresa participe para enfatizar a importância de um projeto de transformação digital na empresa e a necessidade de envolvimento dos colaboradores para alcançar o sucesso.

Fase 2: explorar

Nesta fase, as necessidades do cliente são definidas e uma solução é proposta através das possibilidades da ferramenta, seja com funcionalidade padrão (best practices) ou funcionalidade programada (funcionalidade estendida sobre o padrão é chamada de delta).

Para realizar essa definição, os consultores realizam demonstrações do processo e identificam os cenários de negócios padrão necessários para atender às necessidades.

Havendo cenários que necessitem de extensões, os esforços de consultoria são identificados, definidos e estimados para sua implementação.

Neste contexto, consultorias que adotam o uso da tecnologia Fiori tendem a se destacar na resolução de deltas identificados, trazendo simplicidade às customizações programadas. Assim, facilitando manutenção futura. Por isso, é fundamental contar com o parceiro específico para a sua empresa!

A partir desta fase, é possível obter uma lista com os processos padrão a serem implementados e as extensões que devem ser realizadas.

Fase 3: realizar

Esta sempre foi a fase mais extensa do projeto. A partir de agora o sistema passa a ser complementando com todas as características necessárias para uma solução de ponta a ponta (configuração dos processos, criação de interfaces, migração e carregamento de dados, instalação da solução, etc.) transformando-a em um ERP inteligente.

Nesta fase, também é realizada a implementação iterativa dos processos. Cada iteração é um sprint clássico em metodologias ágeis, e as validações dos processos são realizadas pelos usuários finais.

Uma vez que cada um dos processos é validado, eles são avaliados de forma inter-relacionada no chamado “teste de integração”. Antes disso, é interessante ter realizado um carregamento de dados reais para que este teste seja realizado com os dados mais confiáveis ​​possíveis.

Fase 4: implantar

Nesta fase, três tarefas fundamentais são realizadas: treinamento do usuário final, uploads de dados finais e plano de corte.

O treinamento do usuário final deve promover a independência e autossuficiência do usuário ao inicializar o sistema e começar a usá-lo. As boas práticas nesta fase do projeto são:

• Realização de treinamento em um sistema com dados carregados tão confiáveis quanto os dados finais. Isso torna o usuário final mais familiarizado com o novo sistema.
• O treinamento para usuários finais deve ser realizado pelos próprios super usuários do projeto ou usuários-chave que são funcionários da empresa. Com esta ação, pretende-se que o conhecimento sobre a solução seja mais internalizado na empresa através do conhecimento e envolvimento dos key users.
• Implantação de um sistema de treinamento à disposição do usuário final onde ele possa realizar práticas após o treinamento e durante os primeiros meses de início do projeto. Isso permite que o usuário final reveja as dúvidas que possam surgir ou revise o conhecimento adquirido a fim de garantir um bom desempenho no uso da ferramenta.

Para concluir essa fase (e o projeto como um todo), é realizado o upload de dados finais. Para isso, é preciso ter concluído as fases anteriores e ter as cargas bem testadas e os dados limpos para fazer a carga final.

Para carregar dados no novo sistema, é recomendado o uso de ferramentas de carregamento e é trabalho da empresa verificar se os dados são tecnicamente consistentes e válidos no nível de negócios.

Fase 5: executar

Assim que o go-live (entrada em produção) for bem-sucedido na transição, o sistema SAP S/4HANA é disponibilizado para uso nas atividades de negócio.

Nesta fase, a equipe de consultoria transfere todas as tarefas para a equipe do cliente e o projeto de implementação é considerado, oficialmente, encerrado.

Durante a transição para as operações, também é discutido os termos do suporte pós-entrada em operação, como gestão de mudanças, melhorias e suporte ao cliente.

Durante o suporte pós go-live, a equipe de projeto e a equipe de operação de suporte de TI estabilizam o sistema, trabalham na otimização, ajustam a operação e atuam na resolução de eventuais problemas que possam aparecer.

Agora você já sabe mais sobre a metodologia activate e como ela ajuda a minimizar riscos, agilizar os processos e reduzir o custo total de implantação ou atualização das soluções SAP.

Por isso, se você deseja implementar ou atualizar seu ERP SAP, escolha trabalhar com consultores que seguem essa metodologia, como a Blend IT. 

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