Backoffice Digital: tudo que você precisa saber sobre o tema
Para muitas empresas, a transformação digital oferece uma maneira de ser mais competitiva. Quer você esteja em uma empresa tradicional enfrentando novos concorrentes ou em uma pequena startup tentando competir com gigantes digitais, a promessa da transformação digital é que, com ela, você pode oferecer produtos ou serviços melhores para os clientes.
No entanto, algumas empresas ainda esquecem de um ponto fundamental nas suas jornadas de transformação: o backoffice.
O backoffice tradicionalmente envolve atividades repetitivas e de alto volume. No mundo digital de hoje, essas atividades atrapalham as experiências digitais do usuário — no caso, o funcionário de backoffice da empresa.
Experiências internas excepcionais estão moldando a forma como a equipe de backoffice deseja trabalhar, receber informações e interagir. Para isso, é preciso eliminar tarefas de baixo valor. A centralização no usuário que a digitalização possibilita é uma oportunidade para as empresas criarem um backoffice moderno, que se torne um mecanismo de valor, não um centro de custo.
Mas como isso funciona exatamente? Abaixo, você aprende tudo sobre a transformação digital do seu backoffice e o que ela pode fazer pela sua empresa!
O backoffice digital: centrado no usuário
Quando as pessoas pensam em backoffice, geralmente pensam em tecnologia e processos. Mas existe um elemento humano crítico. A força de trabalho de uma empresa é que produz serviços ou produtos que as pessoas consomem.
Quanto melhor os funcionários fizerem seu trabalho, melhor a organização estará pronta para atender às necessidades dos cidadãos e dos usuários. No entanto, o foco nas necessidades humanas está se perdendo. A equipe de backoffice gasta boa parte do tempo em tarefas repetitivas que podem tornar seu trabalho tedioso, desafiador e, em última análise, insatisfatório.
A introdução da tecnologia inteligente no backoffice elimina essa dinâmica, que raramente entrega processos centrados no usuário de maneira eficiente e produtiva. O backoffice inteligente é projetado para refletir as jornadas do usuário, levando em consideração as formas de trabalho atuais e o que o funcionário espera.
Como isso funciona na prática? É a equipe de finanças que usa análises preditivas para prever orçamentos com base no pico de demanda. Ou recursos humanos ajudando os gerentes de negócios a recrutar as melhores contratações para vencer a guerra por talentos no mercado. Ou a estratégia de gastos de compras indo além das metas de economia para impulsionar os objetivos de negócios.
O backoffice inteligente transforma as operações ao automatizar tarefas básicas e repetitivas para que as pessoas possam fazer um trabalho mais complexo, interessante e, portanto, mais estratégico. O pessoal de backoffice pode focar nos negócios, entregando novo valor aos usuários finais.
Veja mais >> O que é o backoffice digital e por que utilizar?
Os benefícios do backoffice digital
Aumento da eficiência com a digitalização de processos e fluxos de trabalho
Muitos aspectos de um negócio podem ser simplificados e configurados com mais eficiência, especialmente no backoffice. A digitalização de fluxos de trabalho pode criar enormes ganhos de eficiência para as empresas.
Muitas organizações ainda lidam diariamente com muita papelada que é feita manualmente. O backoffice digital pode eliminar essas atividades da rotina dos funcionários. Isso permite que eles ganhem tempo para se concentrarem naquilo que fazem melhor.
Por exemplo: imagine que você tenha um sistema de gerenciamento de estoque na empresa. No entanto, a entrada de dados nesse sistema é manual e você gostaria de agilizar esse processo, mas você não tem recursos restantes em sua equipe para isso.
É exatamente aqui que o backoffice digital entra, automatizando atividades essenciais, porém de baixo valor, que podem facilmente ser realizadas por um algoritmo. Dessa forma, você pode continuar a se concentrar naquilo que faz de melhor, com o mínimo de esforço e tensão de sua parte ou da equipe.
Tomada de decisões baseadas em insights extraídos dos dados
O backoffice tradicional tem uma relação de amor e ódio com os dados. Finanças, recursos humanos e compras são exemplos de setores que possuem uma grande quantidade de dados e que, historicamente, tiveram dificuldade de lidar com eles.
É por isso que, muitas vezes, víamos o backoffice lutando para transformar dados em insights devido a problemas de acesso e qualidade de dados ou porque as habilidades analíticas avançadas não estão amplamente disponíveis.
Em contraste, o backoffice digital é construído em uma estrutura orientada por dados. Dados estruturados e não estruturados de fontes internas e externas trazem insights inovadores. Essas percepções podem beneficiar áreas específicas, a empresa como um todo e, em última análise, o cliente final.
As plataformas digitais tornam possível integrar e compartilhar esses diversos dados em um ambiente seguro projetado para colaboração. Dessa forma, a equipe de backoffice — que agora está sintonizada com as necessidades do negócio, não com o processamento de transações repetitivas — pode usar seu julgamento e experiência para entender isso.
Otimização da experiência do funcionário (Employee Experience)
Um fato da nova era digital é que as empresas não terão sucesso se trabalharem apenas no que acontece nos limites da organização, onde ocorre a interação com o cliente. A realidade é que as organizações precisam continuar a investir e melhorar as operações de backoffice para que a experiência do cliente, na ponta final do funil, seja melhorada.
Sim, no final das contas, tudo se relaciona com oferecer ao cliente o seu melhor. E a experiência de trabalho dos seus funcionários (chamada de Employee Experience) tem tudo a ver com a experiência de quem compra e usa seu produto ou serviço (Customer Experience). Otimize as operações internas, no backoffice, e você verá que o front office seguirá pelo mesmo caminho.
Veja mais >> Conheça 5 benefícios do backoffice digital
Aplicações do backoffice digital nos departamentos da empresa
Em suma, o backoffice digital permite que as organizações trabalhem com mais precisão, produtividade e eficiência. Mas como exatamente?
Historicamente, três setores organizacionais eram reconhecidos pela sua importância às atividades da empresa, mas também pela alta morosidade dos seus processos. São eles: a gestão de compras, o departamento fiscal e o financeiro.
Nesses setores, era comum ver funcionários sobrecarregados e insatisfeitos, especialmente devido ao volume alto de tarefas repetitivas e manuais, como a entrada de notas e o pagamento de fornecedores.
Com o backoffice digital, essa realidade muda, tornando as compras, contabilidade e finanças da empresa muito mais eficientes. Foi exatamente com esse objetivo que a Blend IT desenvolveu três soluções, cada uma para uma dessas áreas, que podem ser utilizadas individualmente ou de forma complementar para tornar o seu processo financeiro e de compras mais eficiente.
Conheça abaixo quais são elas e o que podem fazer pela sua empresa!
Req2Pay: a transformação digital de compras
O Requisition-to-Pay (frequentemente abreviado como Req2Pay) se refere a todo o processo, desde o ponto do pedido até o pagamento, abrangendo as atividades de requisição, compra, recebimento, pagamento e contabilidade de bens e serviços.
O processo Req2Pay completo consiste em muitos processos individuais, que ocorrem em diferentes partes da organização e envolvem várias pessoas. Isso introduz complexidade e, às vezes, confusão. Se um processo é realizado manualmente, geralmente leva mais tempo e esforço e permite espaço para o erro humano.
Um processo Req2Pay, por outro lado, é amplamente automatizado e pode ser projetado para ser eficiente, minimizando fontes potenciais de erros, aumentando a transparência e reduzindo os custos gerais.
Invoice tracker: transformação digital no faturamento de notas
O faturamento de notas, historicamente, foi um campo problemático na empresa. A falta de padronização no envio das notas pelos fornecedores e a consequente necessidade de entrar com os dados manualmente causavam gargalos que limitavam a eficiência do processo.
O Invoice Tracker automatiza o faturamento de notas, reconciliando as faturas recebidas com ordens de compra ou planos de pagamento e recebimentos de mercadorias. Uma vez combinada, a fatura pode ser processada automaticamente com base em regras pré-configuradas.
Se a nota não puder ser reconciliada, o sistema procura o contato nomeado na fatura e aciona um fluxo de trabalho de aprovação. Somente, se o sistema não puder identificar uma referência nomeada na fatura, a intervenção humana será necessária para acionar o fluxo de trabalho de aprovação selecionando manualmente a pessoa de contato apropriada.
Financial Cockpit: transformação digital nas finanças
A fatura recebida também precisa ser paga em dia para evitar multas por atraso. É aqui que entram em jogo as considerações estratégicas de capital de giro, baseadas em prazos de pagamento e descontos. Isso significa equilibrar as considerações dos compradores, que, normalmente desejam adiar os pagamentos, e dos fornecedores, que desejam ser pagos mais cedo ou mais tarde.
É por isso que a solução de Financial Cockpit integra vários serviços de pagamento eletrônico ou de financiamento, para facilitar a gestão de contas a pagar da empresa. Ao receber uma fatura aprovada, o sistema processará os pagamentos de acordo com os termos do contrato e com as regras de aprovação definidas pela empresa.
Veja mais >> Backoffice digital: vantagem competitiva para o seu negócio
Como adotar o backoffice digital
Não existe um caminho único para adotar o backoffice digital. Cada jornada empresarial é única à sua maneira. Independentemente da abordagem escolhida por sua empresa, o backoffice digital deve ser construído orientado no valor. Ou seja, quanto mais repetitiva e de baixo valor for a tarefa, ela deve ser automatizada para o ganho de eficiência.
Nem sempre identificar essas atividades no seu fluxo é fácil. Por isso, escolher o sistema e o fornecedor certos para te acompanhar nessa jornada é fundamental. A seguir, você confere os pontos a serem considerados na hora de escolher seu sistema de backoffice digital:
1. Procure o melhor ajuste para os seus processos
Antes de se comprometer com a migração, considere a parte mais difícil da equação: onde seu pessoal, estrutura organizacional, processos e tecnologia se encaixam? Muitos ativos estabelecidos podem servir como blocos de construção para o novo núcleo, mas certifique-se de que todas as necessidades de modernização sejam bem compreendidas antes de provisionar o orçamento e definir marcos.
Conhecer de perto seu fluxo de trabalho é fundamental. Isso permitirá entender como a tecnologia se encaixará na empresa e o que a nova tecnologia exigirá, seja de recursos humanos ou financeiros. O tempo gasto nessa etapa será essencial para economizar trabalho lá na frente.
2. Decida sobre um sistema de backoffice digital na nuvem ou local
Como todo o software atualmente, o sistema de backoffice digital também pode ser ofertado na nuvem ou local. Enquanto as soluções locais são instaladas localmente no hardware da empresa, as soluções da nuvem podem ser acessadas de qualquer lugar, pela internet.
Os sistemas na nuvem, em geral, oferecem maiores benefícios. Seus custos são cobrados em uma base mensal e contemplam apenas aquilo que sua empresa precisa, sem que tenha que investir em hardware robusto e caro para suportar o software. Também são mais fáceis de serem escalados para acompanhar o crescimento da sua empresa.
3. Tenha um plano de implementação
Um plano de implementação, que contemple as etapas necessárias até que todo o backoffice da empresa seja digitalizado, é fundamental. O plano deve incluir também um cronograma que estabeleça o prazo de cumprimento de cada etapa, incluindo das etapas de testes.
É essencial que essa etapa aconteça logo no início e que você conte com o apoio de uma consultoria especializada no processo. Isso porque, caso alguns dados sejam mal replicados, por exemplo, você pode acabar com impactos negativos na continuação de tarefas-chave para o negócio, como a reconciliação bancária e os pagamentos de faturas.
4. Invista no treinamento dos funcionários
Seu sistema de backoffice digital será tão eficiente quanto a adesão dos seus funcionários a ele. Eles precisam se ajustar e utilizar o sistema para que tudo funcione em primeiro lugar. Por isso, investir na conscientização e no treinamento da equipe também é parte fundamental da sua jornada de migração digital.
O suporte que a empresa fornecedora presta a você também é um diferencial. Ele fornecerá a confiança necessária para garantir que as tecnologias estejam bem enraizadas na sua organização e que os novos processos se tornem um hábito, parte da sua cultura.
5. Pesquise outros clientes do fornecedor
Qual melhor forma de saber sobre a reputação de um fornecedor do que perguntando a outros clientes dele? Faça uma pesquisa de mercado e descubra como realmente é o serviço que o fornecedor entrega para ver se atende às suas necessidades.
Procure saber o atendimento e observe se o suporte acontece somente durante a implementação ou também mesmo após ela. Todo tipo de sistema digital está sujeito a falhas, e você precisa estar preparado caso alguma aconteça com sua organização.
6. Veja se o sistema integra diferentes áreas de negócios
A grande vantagem dos sistemas de backoffice digital é a integração entre as diferentes áreas de negócios. Como mostramos com o Req2Pay, ele possibilita que compras, contabilidade e finanças sejam todos integrados, criando processos lineares e eficientes.
O backoffice digital deve olhar os processos internos como um todo para eliminar gargalos entre uma atividade e outra, otimizando a produtividade. No caso do Req2Pau, por exemplo, ele faz isso checando todos os pedidos de compra e os custos com antecedência e provisionando o pagamento das faturas de acordo com as regras de cada fornecedor, para que nenhuma seja atrasada.
É importante também procurar um sistema que entenda a importância dos dados e facilite a análise desses pela gestão, para otimizar a tomada de decisão.
Veja mais >> 6 pontos de atenção para escolher o sistema de backoffice digital
Conclusão
Muitas empresas podem ainda ter receios quanto a financiar projetos de digitalização, principalmente, quando o foco são as operações de backoffice. No entanto, digitalizar seu backoffice trará diversas oportunidades que refletem diretamente na receita da empresa.
Pense sobre o futuro do seu negócio. O mercado está se modernizando rapidamente. As empresas de sucesso de amanhã serão movidas pela tecnologia. Seu backoffice também precisa ser.
Digitalizar e automatizar seu backoffice é uma etapa essencial para garantir que sua empresa tenha um verdadeiro poder de permanência na era digital automatizada.
Inicie agora mesmo a transformação digital em seu backoffice e ganhe vantagem de seus concorrentes. Entre em contato com a Blend IT e saiba como podemos te ajudar.