Tudo sobre customização de ERP 

Os softwares de gestão são indispensáveis em qualquer negócio, com funcionalidades-chave para diferentes departamentos, integração inteligente de dados e facilidade na execução de processos, o ERP (Enterprise Resource Planning) é a solução mais confiável para garantir o andamento e eficiência das operações. 

No entanto, mesmo sendo uma ferramenta robusta, nem sempre a programação padrão do ERP está preparada para lidar com todos os processos de determinado segmento, ou as funcionalidades existentes não contemplam todas as necessidades de uma operação, o que é um grande problema na hora de entregar demandas importantes. 

Isso significa que o negócio deve implementar um novo software mais completo? Não necessariamente, a troca de um ERP só deve ser considerada quando o sistema atual está ultrapassado ou já não atende mais as necessidades da empresa. 

Dessa maneira, mesmo sendo empecilhos consideráveis, os problemas apontados são mais fáceis de resolver do que se imagina, e isso é possível com a customização de ERP. 

Mas você pode se perguntar: afinal, o que é a customização de ERP? Para responder à essa pergunta, neste artigo, montamos um guia completo com tudo que você precisa saber sobre a customização de ERP e como o serviço é capaz de expandir a capacidade do sistema de sua empresa. Saiba tudo a seguir. 

O que é a customização de ERP? 

A customização de ERP é um processo que almeja ir além da programação padrão do software para expandir a sua capacidade de uso. Para isso, são implementadas modificações para alterar funcionalidades existentes ou são criados módulos e integrações que atendam as necessidades do negócio. 

Mais do que apenas a modificação do sistema, a customização de ERP atua como um reforço estratégico, já que permite moldar o ERP de acordo com as necessidades e características da empresa, além de expandir a capacidade técnica do software, que evolui de um sistema padrão para uma solução robusta que permite o negócio alcançar a eficiência, inovação e crescimento. 

Dessa maneira, a empresa tem em mãos uma ferramenta que realmente conversa com o negócio e que a ajuda atender processos e requisitos regulatórios específicos, ou de adotar práticas de negócios que a permita se destacar no mercado. 

Qual a diferença entre customização e parametrização de um ERP? 

Como falado acima, a customização se trata da alteração do código-fonte do sistema para alterar funcionalidades ou implementar módulos e integrações para atender demandas específicas do negócio. 

Enquanto a parametrização lida com as configurações existentes dentro da estrutura do software, dessa forma, a parametrização pode ser definida como o processo que adapta os parâmetros e configurações de um sistema para atender às necessidades de uma empresa. 

A principal diferença da parametrização para a customização é que, neste processo, a adequação é feita a partir dos sistemas usados pela empresa, sem a necessidade de desenvolvimento personalizado. Dessa maneira, o negócio consegue adaptar processos, recursos e funcionalidades para lidar com as suas necessidades sem recorrer a complementos. 

Vantagens da customização de ERP 

Softwares de gestão, por si só, são ferramentas poderosas e que oferecem diversas possibilidades para as organizações. Quando customizado, o sistema se torna ainda mais robusto, sendo um parceiro confiável para atingir o sucesso nos negócios. 

Os motivos para buscar a customização de ERP são: 

Produtividade e eficiência: com o sistema preparado para lidar com todas as necessidades dos processos, o negócio tem em mãos uma ferramenta redonda que permite à equipe cumprir as demandas com agilidade e eficiência, sem perder tempo com processos lentos, manuais ou burocráticos. Além disso, o trabalho de gestores também é otimizado, já que eles conseguem monitorar todos os resultados e procedimentos, encontrar soluções e identificar falhas; 

Facilidade de integração: muitas vezes os negócios precisam atuar com diferentes ferramentas digitais, fazendo com que informações e funcionalidades importantes fiquem espalhadas em diferentes canais, com a customização de ERP esse problema é resolvido, já que o serviço permite criar um ecossistema tecnológico para a empresa, integrando todos os sistemas e aplicativos que ela usa; 

Segurança: um software customizado permite reunir todos os dados, mesmo que de canais diferentes, em um único ambiente, o que evita a perda e a inconsistência de informações, sendo elementos-chave para os gestores que precisam de dados fidedignos e completos na hora de analisar seus processos empresariais; 

Focar no que realmente importa: um ERP customizado traz maior controle dos processos empresariais, já que proporciona confiabilidade na execução das operações, uso otimizado das ferramentas digitais e liberdade para a empresa adaptar seus sistemas conforme seu momento atual e o que ela espera atingir no futuro. Dessa forma, por ter um sistema robusto que dá conta dos processos mais básicos, a equipe consegue direcionar seus esforços para atividades estratégicas e a gestão consegue implementar novos sistemas ou readequar os atuais conforme necessário. 

Como saber se preciso customizar o ERP? 

Não há um sinal em específico que indique a necessidade de customização de um ERP, mas um conjunto de fatores que mostram que o sistema atual já está defasado e não traz os resultados esperados.   

Por isso, antes de optar pela customização, você deve ser analisar os seguintes pontos:  

1 – O sistema atende às necessidades da empresa? 

Conforme o negócio cresce, os processos se tornam mais complexos, seja pelo crescimento da operação ou pela necessidade de lidar com novos tipos de processos. Por isso, é preciso verificar se o sistema padrão é capaz de suportar as novas demandas. 

2 – O sistema é eficiente? 

O tempo gasto na execução de atividades manuais é um ótimo indicador para verificar se o sistema precisa ser customizado, caso os colaboradores gastem muito tempo para realizar suas tarefas é indício de que o sistema precisa ser customizado ou mais bem otimizado.  

3 – O sistema fornece dados completos? 

Com o crescimento do negócio, os gestores também passam a demandar por dados mais completos, seja para relatórios ou análises específicas, no entanto, se o ERP não é capaz de fornecer as informações necessárias, a customização deve ser considerada, visto que dados específicos são essenciais não só para tomar decisões estratégicas como também para traçar objetivos futuros. 

4 – O ERP atende às necessidades de cada setor? 

Cada setor possui seus processos e particularidades, entretanto, nem sempre o software padrão é capaz de lidar com atividades específicas, o que requer customização para integrar novas funcionalidades ou personalizar as existentes para permitir ao setor dar andamento nas atividades. 

5 – Os colaboradores estão satisfeitos com o sistema? 

Para entender o real desempenho de um sistema, nada melhor do que perguntar para quem realmente entende e utiliza ele todos os dias, ou seja, os colaboradores.  Peça feedback aos funcionários, através deles é possível verificar quais pontos podem ser melhorados ou quais funcionalidades o ERP ainda não contempla.  

Dessa maneira, a resposta para se adotar a customização do software para torná-lo mais eficiente, otimizado e intuitivo pode ser obtida. 

Já sei que preciso customizar o ERP, como fazer? 

Tudo bem, a empresa verificou que o sistema está defasado e precisa de um upgrade, por isso, optou por contratar a customização de ERP, entretanto, antes de usar o serviço é importante que o negócio tenha em vista alguns pontos, que são: 

Necessidades e objetivos da empresa: é essencial que o negócio conheça todas as necessidades das operações e saiba quais objetivos deseja atingir a longo prazo, pois além de otimizar o uso do ERP, a customização tem como propósito não só trazer uma melhora significativa da performance do sistema, mas também garantir que o software esteja alinhado com as metas e requisitos empresariais; 

Treinamento para os colaboradores: não basta apenas customizar o ERP, é preciso capacitar os colaboradores para que eles consigam extrair o máximo do potencial das novas funcionalidades do sistema, já que funcionários com o conhecimento e treinamento adequados conseguem se beneficiar de tudo que o ERP é capaz de proporcionar, o que traz eficiência e qualidade para a empresa como um todo; 

Parceiro confiável: contar com um time de especialistas confiável é crucial para se atingir resultados reais com a customização, por isso, não se deve contratar qualquer empresa, é preciso contar com profissionais que realmente entendam quais são as necessidades e particularidades do negócio e, mais importante, que tenham a expertise necessária para personalizar o sistema para suprir as demandas da organização. Mais do que apenas oferecer um serviço, um parceiro de customização de ERP confiável tem como propósito não só apenas ajustar o sistema, mas garantir que o cliente tenha resultados reais com a solução e veja seu negócio evoluir como deseja. 

Como fazer a parametrização do ERP? 

No caso da parametrização do ERP, ela segue uma linha de raciocínio semelhante à customização, porém, com algumas diferenças. Por isso, ao cogitar parametrizar o sistema é preciso seguir alguns passos. Saiba quais são: 

1º passo: entenda os processos da empresa 

Entender completamente como funciona os processos de todos os setores da empresa, dessa forma, é possível mapear o que precisa ser melhorado e o que o sistema precisa fazer para suprir as necessidades e alcançar a eficiência. 

2º passo: defina quais metas deseja alcançar com o sistema 

Definir os objetivos que pretende alcançar com o sistema é a forma mais fácil de entender o que precisa ser ajustado no ERP para torná-lo uma ferramenta que realmente traga eficiência nas operações e seja uma força estratégica nos negócios. 

3º passo: verifique o que seu ERP é capaz de fazer 

Entender as capacidades e limitações do sistema ajuda a entender quais funcionalidades precisam ser ajustadas e se o ERP é capaz ou não de lidar com determinados processos. 

4º passo: conte com uma equipe confiável 

Contar com profissionais que possuem a expertise necessária para atuar com a parametrização de sistemas aumenta as chances de o ERP obter os resultados esperados e não traga dor de cabeça no futuro.  

Caso o time de TI interno não possua a expertise necessária para lidar com a parametrização de ERP, cogite contratar uma consultoria especializada, nelas, há profissionais extremamente capacitados, com o conhecimento e habilidades técnicas necessárias para ajustar o sistema conforme as necessidades da empresa. 

5º passo: Tenha um plano de implementação definido 

Antes de realizar a parametrização, tenha um cronograma definido, com as etapas que devem ser seguidas, bem como os responsáveis por cada uma delas, com suas respectivas funções. 

Um planejamento bem definido é a garantia que os processos sejam cumpridos dentro do tempo hábil e com a qualidade esperada. 

6º passo: teste o seu sistema 

Não basta apenas parametrizar, é preciso fazer vários testes com o sistema antes que ele seja usado pelos usuários para verificar se a solução está se comportando como deve. Essa é a forma de garantir que o software esteja 100% alinhado com as demandas e não traga problemas no futuro. 

Customizar o ERP internamente ou terceirizar? 

A resposta para essa pergunta depende da análise de uma série de fatores, que são: 

Tamanho do projeto 

A empresa precisa entender qual é o tamanho do projeto, ou seja, o quanto de customização o ERP precisa. 

Capacidade do time interno de TI 

É fundamental compreender a capacidade do time interno de TI, levando em consideração: o tamanho da equipe, se possuem a expertise para realizar o processo de customização, se há tempo hábil para eles lidarem com as tarefas do dia a dia mais o processo de customização e se possuem conhecimento aprofundado das especificidades do sistema para fazer alterações compatíveis. 

Verificar se o ERP possui soluções adicionais existentes 

Grandes empresas de softwares de gestão costumam possuir soluções adicionais ao seu sistema, ou possuem parceiros especializados em seus ERP que oferecem ferramentas específicas compatíveis para eles, trazendo funcionalidades e possibilidades não presentes no software padrão. 

Dessa forma, a necessidade de customização é eliminada e, consequentemente, reduz os custos, o tempo gasto com a personalização e os impactos na readequação das rotinas da organização. 

Os benefícios de contratar uma consultoria especializada em customização de ERP 

Embora traga mais custos para a organização, contratar uma equipe interna de TI para realizar a customização de ERP é a garantia de alcançar o que se deseja com o sistema. 

Os motivos: 

• Equipe altamente qualificada, com os conhecimentos e habilidades técnicas para implementar uma customização eficiente; 

• Conhecimento aprofundado do sistema de gestão usado pela empresa, garantindo que as alterações e integrações sejam compatíveis com o sistema e funcionem corretamente; 

• Equipe dedicada apenas para o projeto, permitindo que o time interno de TI se dedique às suas atividades corriqueiras e foquem em atividades estratégicas. 

• Infraestrutura e time de TI de alto nível, a empresa não precisa se preocupar em gastar com softwares e hardwares adicionais, o parceiro de customização já possui tudo que é necessário para o processo. 

• O projeto é realizado de acordo a um cronograma muito bem-organizado, de modo que a solução seja implementada com eficácia e sem influenciar o andamento das operações. 

• E, por fim, a garantia de que o ERP contemplará todas as funções esperadas, atendendo às necessidades e características do negócio, e se tornando uma real ferramenta estratégica para alavancar o crescimento do negócio. 

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Há mais de 10 anos no mercado, a Blend IT é expert na área de tecnologia para gestão empresarial. Somos especialistas na customização e parametrização dos principais softwares de gestão do mercado. 

Temos como compromisso não apenas fazer o ajuste do sistema, mas garantir que o ERP atenda às necessidades e particularidades do segmento de cada cliente e seja uma força estratégica para alcançar resultados de alto valor e impulsione o crescimento do negócio. 

Fale com a nossa equipe e saiba como podemos ajudar a sua empresa a extrair todo o potencial de seus sistemas e aumentar eficiência e produtividade.