Automatização de DF-e: conheça o Inbound Tracker e saiba como ele otimiza a experiência da gestão de serviços

A transformação digital não é mais uma escolha. Hoje, ela é uma necessidade para todas as empresas que desejam otimizar seus processos, melhorar a produtividade e reduzir custos. A automatização de Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e), nesse sentido, é uma iniciativa que contribui para alcançar esses objetivos.

Isso é possível por meio da ferramenta Inbound Tracker, a qual proporciona uma maneira muito mais eficaz com os documentos fiscais eletrônicos (DF-e), da captura a escrituração de faturas no seu ERP SAP.

A seguir, você poderá conhecer mais sobre essa ferramenta, seus principais benefícios e como ela pode otimizar a experiência da gestão de serviços. Confira!

Por que é importante investir na automatização de DF-e?

Desde o final da década de 1990, a tecnologia tem exercido papel fundamental nas operações das empresas.

Hoje, a transformação digital representa não só um diferencial, mas também um fator primordial de sucesso.

Segundo dados da Mckinsey & Company, “líderes em maturidade digital no mundo apresentam desempenho superior com taxa de crescimento de EBITA até 5 vezes maior em comparação às demais empresas.”

Portanto, as empresas precisam investir na digitalização de processos e, quanto antes elas fizerem isso, melhor.

Tanto é verdade que, atualmente, não só as organizações, mas também o governo utiliza as tecnologias disponíveis para simplificar e agilizar processos, reduzindo a necessidade de mão de obra e os custos.

Desse processo de digitalização na esfera pública, nasceu o projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), o qual institui os documentos fiscais eletrônicos.

Uma de suas principais iniciativas é a Nota Fiscal eletrônica (NF-e), que centralizou e padronizou a emissão desse tipo de documento.

Assim, as empresas podem, sem grandes esforços, automatizar o recebimento das NF-e e a inclusão de suas informações em seus sistemas fiscais e de gestão.

No entanto, a automatização de DF-e ainda enfrenta desafios. Isso porque nem todos os documentos fiscais foram padronizados, a título do que acontece com a Nota Fiscais de Serviços eletrônica (NFS-e).

Embora, hoje, quase todos os municípios emitam a NFS-e, não houve um processo de centralização e padronização, como aconteceu com a NF-e.

A grande dificuldade para que isso acontece é o número de agentes envolvidos no processo. Ao todo, são 5.568 munícipios no Brasil, cada um com legislação fiscal própria e leiaute específico para emissão de NFS-e.

Essa ausência de padrão único dificulta a automatização de DF-e, mas não a torna impossível.

O Inbound Tracker é uma solução inovadora que ajuda as empresas a resolver esse problema.

O que é o Inbound Tracker e como ele funciona?

Trata-se de uma solução de Backoffice Digital oferecida pela Blend IT e que ajuda as empresas no processo de automatização de DF-e.

Essa ferramenta, baseada em nuvem, é capaz de reconhecer documentos digitais em diferentes formatos, como JPEG e PDF, e convertê-los para o formato XLM, o qual pode ser lido por outros sistemas, como seu ERP.

Assim, torna-se possível a automatização de DF-e, independente de qual seja, e a otimização de uma série de processos nas empresas.

Uma vez que os dados são capturados pelo Inbound Tracker, você pode integrá-los com diversos outros sistemas, como ERP e CRM por meio de API’s.

A ferramenta ainda oferece recursos analíticos, que contribuem para melhoria contínua de processos por meio de análise de dados e obtenção de insights.

Quais os benefícios do uso do Inbound Tracker?

Sem dúvidas, a grande vantagem do Inbound Tracker é que ele possibilita a automatização de DF-e, independente do leiaute do arquivo. No entanto, existem uma série de outros motivos para você considerar a adoção dessa ferramenta na sua empresa. Dentre eles, vale destacar:

Recepção otimizada

O Inbound Tracker possui integração com portais de diversas prefeituras, o que possibilita a recepção automática de NFS-e. Dessa forma, você pode eliminar uma série de processos manuais.

Essa solução também pode ser integrada ao e-mail. Assim, os DF-es recebidos por anexo ou por meio de link podem ser incorporados a um banco de dados central e distribuídos para as aplicações de destino de forma rápida e simples.

O Inbound Tracker também possui um portal web, onde seus fornecedores pode enviar seus documentos fiscais eletrônicos.

Assim, você pode unificar o recebimento de DF-es em uma única base de dados, eliminando o risco de algum documento se perder no fluxo de recebimento de documentos.

Confiabilidade

O Inbound Tracker elimina problemas de cadastro ou entrada de serviços feito de maneira incorreta. Graças a seus pacotes de automação de processos, é possível confrontar, por exemplo, dados do XML com informações do pedido de compra.

Assim, as equipes responsáveis podem analisar as possíveis divergências e evitar que informações incorretas passem despercebidas.

O Inbound Tracker também é capaz orquestrar processos, permitindo a integração com serviços de verificação fiscal, reduzindo, assim, o risco de impostos calculados incorretamente ou não calculados correspondendo a cada processo.

Redução de custos 

A automatização de DF-e, proporcionada pelo Inbound Tracker, possibilita que sua empresa reduza as equipes que atuam na recepção de documentos fiscais, o que reduz o custo com a folha de pagamento ou com serviços terceirizados.

Consequentemente, evita-se a necessidade de investimento em equipamentos, como computadores, e mobiliário de escritório.

Como destacado nos pontos anteriores, o Inbound Tracker também ajuda a identificar erros de entrada de DF-e, de cálculo de impostos e reduz o risco de algum documento seja perdido ou esquecido no fluxo de entrada.

Assim, a probabilidade de pagamento de juros e multas decorrente de erros no processo de entrada e registro de DF-e torna-se muito baixa.

Rastreabilidade e Transparência 

O Inbound Tracker agrega uma experiência WEB de rastreabilidade. Assim, todas as etapas estão disponíveis para consulta interna e externa.

Isso otimiza a colaboração entre os departamentos e também com os fornecedores, desde a recepção da nota, até a visão de entrada e pagamento.

Otimização de processos

O Inbound Tracker livra suas equipes de trabalho de uma série de tarefas manuais e repetitivas. Isso possibilita que elas possam se dedicar a atividades de maior valor agregado e na solução de problemas.

Com já ressaltado, a ferramenta também contribui para a melhoria da colaboração entre os diferentes departamentos.

Tudo isso contribui não só para a otimização dos processos, mas também para a aumento da produtividade.

Conclusão

Agora você já conhece um pouco mais sobre o Inbound Tracker, como ele contribui para a automatização de DF-e e como isso pode ser benéfico para sua empresa.

Neste artigo, destacamos apenas algumas das vantagens dessa solução.

É importante destacar, por exemplo, que essa é uma ferramenta altamente segura. Nela, você conta com recursos de segregação de papéis e toda proteção que somente um bom provedor de serviço em nuvem pode oferecer.

Assim, o Inbound Tracker ajuda a sua empresa a estar em compliance com  a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Quer conhecer mais sobre essa importante ferramenta? Então, entre em contato com um de nossos especialistas agora mesmo!