Gestão de NFS-e: regras próprias e falta de padronização! É possível desburocratizar?

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Nos últimos anos, empresas de todos os segmentos e tamanhos têm investido em estratégias de transformação digital e automação de processos com o objetivo de dar mais celeridade e segurança aos processos e reduzir custos. No entanto, a gestão de NFS-e (Notas Fiscal de Serviço Eletrônica) continua a ser um grande desafio.

Assim como as empresas, o Fisco tem buscado digitalizar e modernizar seus processos, com o intuito de desburocratizar uma série de atividades, facilitando a fiscalização e, ao mesmo tempo, criando condições para que as empresas possam ser mais eficazes.

Algumas iniciativas nesse sentido foram a criação do projeto SPED e a padronização a nível federal do CT-e (Conhecimento de Transporte eletrônico) e da NFe (Nota Fiscal eletrônica) emitida na venda de mercadorias e na prestações de serviços de transporte interestadual e intermunicipal e de comunicação.

No entanto, o mesmo não aconteceu com as NFS-e, que continuam seguindo as regras próprias de cada município.

De fato, a falta de padronização das NFS-e impacta diretamente nos fluxos de trabalho empresariais, visto que, dentre outras coisas, dificulta a automação de processos.

Porém, existem soluções efetivas para superar esses desafios. Saiba mais a seguir!

Problemas com a gestão de NFS-e

O setor de serviços é um dos mais importantes da economia brasileira. No entanto, do ponto de vista tributário, ele ainda apresenta uma série de dificuldades, tanto para empresas prestadoras como para as tomadoras.

Grande parte dos desafios estão ligados ao fato de que, na grande maioria dos casos, o imposto incidente sobre os serviços são de competência municipal. Por isso, atualmente, cada prefeitura do país pode definir um processo próprio para a emissão da NFS-e.

Ou seja, cada um dos 5.570 municípios do país pode instituir um leiaute diferente de nota fiscal, utilizar portais próprios para a emissão desses documentos e ainda aplicar alíquotas próprias para cada tipo de serviço.

A falta de uma padronização e a inexistência de um portal único para todas as cidades dificultam a gestão de NFS-e e a validação desses documentos.

Como as empresas tratam ao recebimento de Notas Fiscais de Serviço eletrônica?

Diante da inexistência de um padrão de NFS-e, a grande maioria das empresas tratam o recebimento desses documentos de forma manual e não uniforme.

Ou seja, elas recebem os documentos por diferentes canais (por e-mail, impresso, ou por links para os portais das prefeituras) e precisam dar entrada manual das informações nos sistemas, confrontar os dados com os pedidos de compra e analisar caso a caso se os impostos foram calculados corretamente.

Como se sabe, a inserção de informações de manual é um dos grandes desafios na gestão de NFS-e, visto que é uma das principais causas de erros e inconsistências. Dentre outras coisas, isso pode causar uma série de perdas financeiras, devido a pagamentos a maior ou recolhimento incorreto de impostos.

Também pode causar atrasos no lançamento das informações no sistema, gerando atritos com fornecedores, atrasos nos pagamentos e cobrança de juros e multas.

Além disso, um alto fluxo de processos manuais acaba sobrecarregando as equipes, que poderiam estar se dedicando a atividades com maior valor agregado.

Invoice Tracker, uma solução Blend IT

Para facilitar a gestão de NFS-e nas empresas, a Blend IT oferece a solução Invoice Tracker, uma oportunidade de trazer a evolução na maneira que os usuários corporativos realizam seus processos de recepção fiscal.

O Invoice Tracker permite a simplificação da entrada de NFS-e e a integração entre as áreas, disponibilizando informações a todos os envolvidos no processo.

Esta solução de backoffice digital da Blend IT oferece agilidade e fluidez, gerando possibilidades de automação em processos e trazendo a áreas de negócio envolvidas ações que a deixem mais assertivas e estratégicas junto aos seus clientes internos e ecossistema de parceiros.

O Invoice Tracker é uma solução baseada em nuvem, o que garante a segurança dos dados, maior conectividade por meio de uso de API’s e flexibilidade, visto que os dados podem ser acessados a partir de qualquer lugar, por meio da Web ou aplicações para dispositivos móveis.

Como o Invoice Tracker funciona?

O Invoice Tracker é uma solução inteligente para a captura e recebimento de NFS-e nos mais diferentes formatos (PDF, TXT e Link) e as converte para um formato padrão no modelo XML.

Assim, as informações presentes nas notas fiscais podem ser lidas pelo ERP SAP, de forma automática e sem intervenção humana.

Ou seja, independentemente da prefeitura em que a nota foi emitida, a estruturação do XML permite no seu sistema de gestão automaticamente.

Além disso, o Invoice Tracker possui pacotes de automação de processos que confrontam dados
do XML com informações do pedido de compra.

Isso facilita ainda mais a gestão de NFS-e, uma vez que evita problemas de cadastros ou entrada de serviços feito de maneira incorreta.

O Invoice Tracker também dificulta a ocorrência de erros fiscais, como impostos calculados incorretamente ou não calculados. Por ser uma solução construída para orquestrar processos, ele permite a integração com serviços de verificação fiscal, reduzindo risco de não conformidade.

A solução de backoffice digital da Blend IT ainda oferece outros recursos avançados de gestão de NFS-e. Por exemplo, ela agrega uma experiência WEB de rastreabilidade, o que faz com que todas as etapas do processo de entrada, processamento e baixa de notas fiscais estejam disponíveis para consulta interna e externa, tornando os processos colaborativos.

Conclusão

A gestão de NFS-e ainda é um grande desafio para as empresas, devido à falta de padronização na emissão desse tipo de documento.

Isso, dentre outras coisas, contribui para o aumento do fluxo de tarefas manuais, que acabam por sobrecarregar equipes, aumentar a incidência de erros e gerar perdas financeiras e de produtividade.

Por isso, a adoção da solução Invoice Tracker representa uma grande oportunidade para as empresas modernizarem seus processos de recebimento, entrada e gestão de NFS-e.

Com o Invoice Tracker, da Blend IT, sua empresa perceberá ganhos significativos, como qualidade e eficiência operacional, eliminação de diversas tarefas manuais e, consequentemente, erros, aumento de transparência e rastreabilidade, melhoria contínua de processos com análise de dados e redução de custos.

Otimize a gestão de NFS-e na sua empresa agora mesmo. Entre em contato com a Blend IT e descubra como implementar o Invoice Tracker!