Conheça 5 benefícios do backoffice digital

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Com tanta ênfase agora sendo colocada na experiência do cliente (User Experience), muitos aprimoramentos foram feitos para transformar as maneiras pelas quais o usuário final interage com o front-office. No entanto, essa é apenas a ponta do iceberg quando falamos da transformação digital da empresa.

O backoffice representa todos os processos da empresa que não possuem contato direto com o cliente. Como o nome já diz, ele está por “trás” das operações da empresa — mas isso não significa que não seja igualmente importante.

Digitalizar o backoffice, portanto, é tão essencial quanto modernizar os pontos de contato com o cliente. Afinal, o backoffice digital é o grande responsável por suportar todas as operações de front-office e oferecer ao cliente uma experiência realmente excelente.

Para entender melhor essa relação, separamos abaixo 5 benefícios que o backoffice digital pode trazer para sua empresa. Acompanhe!

1. Reduza e controle melhor os custos com o backoffice digital

Em primeiro lugar, o backoffice digital promove a redução e o maior controle dos seus custos. 

Todo processo dentro de uma empresa gera custos para ser realizado, seja na forma de recursos humanos ou nas ferramentas que utiliza.

O backoffice digital automatiza esses processos através de um software, permitindo cortar custos logo de cara, seja reduzindo o número de pessoas necessárias para realizar o trabalho ou até mesmo realocando esses recursos para tarefas de maior valor.

Além disso, ao automatizar a execução dos processos, o backoffice digital permite reduzir os erros no caminho e aumentar a precisão dos dados. Isso, por sua vez, se traduz em maior controle sobre os custos gerais das atividades da empresa.

2. Aumento da produtividade e redução de tarefas repetitivas

É no backoffice de uma empresa que se encontram o maior número de tarefas repetitivas e “sem valor”.

Quando falamos “sem valor”, não queremos dizer tarefas que não são necessárias e que podem ser cortadas — pelo contrário, essas tarefas são essenciais para que tudo funcione, mas não geram valor real na forma de aumento de receita para a empresa.

São essas tarefas o principal foco da automação. São atividades que não exigem um raciocínio crítico ou uma estratégia e que, portanto, podem ser realizadas por máquinas ou robôs.

Com o backoffice digital, é exatamente isso que acontece. Essas tarefas são automatizadas, o que significa que você pode liberar seus recursos humanos para outras atividades de valor, ao mesmo tempo que reduz o tempo de execução de cada tarefa, uma vez que um robô é capaz de executar uma atividade mais rápido e com maior precisão do que um humano.

Mais uma vez, o aumento de produtividade permite a redução de custos, já que é possível fazer mais com menos.

3. Integração entre o todo o backoffice da empresa

O backoffice de uma empresa envolve diversos departamentos, como RH, financeiro, logística, compras e muito mais. Esses departamentos não existem de forma independente no sistema da empresa, mas operam trocando informações a todo momento.

Pense, por exemplo, no setor de compras, que depende das informações do estoque de matéria-prima e da aprovação de contas a pagar para realizar as compras de materiais da empresa.

Com o backoffice digital, todas essas informações seriam integralizadas para o fluxo de processos entre um departamento e outro não enfrente gargalos, ou seja, atrasado por qualquer erro.

Isso também permite eliminar dados ou tarefas duplicadas e ainda otimizar a comunicação entre equipes. O resultado é um fluxo mais enxuto (reduzindo, mais uma vez, os custos) e aumento da sustentabilidade da empresa.

4. Uso de indicadores-chave para otimizar o desempenho

Não é segredo mais o poder que os dados possuem. Hoje, informações das mais diversas são utilizadas não só para conhecer o cliente, e oferecer melhores produtos ou serviços, como também para avaliar o desempenho das atividades internas de uma empresa.

Essa avaliação permite identificar pontos problemáticos (como aqueles que geram gargalos nos fluxos de processos) para que sejam corrigidos e otimizados.

Uma indústria, por exemplo, não pode ficar sem insumos para continuar produzindo, da mesma forma que não deve manter estoques altos, o que significaria dinheiro parado.

Identificar os momentos certos de pedir mais matéria-prima, portanto, é fundamental. Isso permite reduzir os gastos com armazenamento, garantir que o material esteja disponível no momento certo e, como um benefício extra, permitir ao setor de compras negociar melhores contratos.

O backoffice digital permite dar aos gestores todos os dados que eles precisam para tomar decisões embasadas. Ao automatizar os fluxos de trabalho, eles poderão ter em mãos informações muito mais precisas e dispostas de uma forma que sua compreensão seja fácil e intuitiva.

5. Melhore a experiência do funcionário (Employee Experience)

Não é só a experiência do consumidor (User Experience) que importa — mas também a de quem trabalha com você. 

O Employee Experience, ou experiência do funcionário, também é essencial para que seus times internos se mantenham satisfeitos e produtivos no trabalho.

Quanto mais fácil for para eles executarem as atividades rotineiras, mais eles se entregarão para conquistar os resultados da empresa.

O backoffice digital melhora a motivação do empregado, uma vez que permite que ele se dedique a tarefas que realmente trazem valor e enxerguem de fato sua contribuição para os bons resultados da organização.

Transformar seu front-office sem se preocupar com a base que sustenta ele é um erro. Suas operações para o cliente somente poderão trazer benefícios uma vez que os processos internos também sejam otimizados.

Para quem precisa de uma consultoria de TI especializada, que identifique os processos passíveis de automatização e conduza todo o projeto de digitalização do backoffice da empresa, procurar uma empresa experiente no assunto é fundamental.

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