Escrituração fiscal automatizada: tudo o que você precisa saber para melhorar operações 

Pensar na escrituração fiscal apenas na hora de realizar sua conciliação pode se tornar um pesadelo recheado por recibos, notas, transações e análises que podem tornar o dia de trabalho ainda mais longo, mas se houvesse um jeito de tornar esse processo mais simples e ágil, os profissionais do setor poderiam dormir mais tranquilos, certo? A boa notícia é que isso já existe. A automação de processos de escrituração fiscal simplifica e torna a escrituração mais eficiente e menos sujeita a erros. 

Apesar de o termo automação causar arrepios em profissionais de diversos setores, na área contábil, automatizar processos significa tornar os profissionais mais eficazes, eficientes e produtivos, sem eliminar postos de trabalho, pelo contrário. O uso da automação visa oferecer as melhores condições para que ele possa realizar seu trabalho e possa se concentrar em tarefas mais estratégicas. 

A escrituração fiscal, na verdade, integra diferentes processos contábeis para documentar as transações realizadas pela empresa, descrevendo com precisão entradas e saídas, faturamento, ativos e passivos, tributos, etc. 

Seus processos dizem respeito a: 

• Registro e revisão das notas fiscais emitidas 
• Classificação de operações 
• Apuração de tributos 
• Emissão de guias de recolhimento 
• Análise de informações 
• Envio de informações obrigatórias e acessórias para o governo 

Dependendo do setor de atuação da empresa, o processo de escrituração fiscal se torna ainda mais complexo e, por estar alinhado à forma com que as transações fiscais são documentadas, é fundamental que essas informações sejam cadastradas e armazenadas de forma segura e consistente. 

A automação na escrituração fiscal

De acordo com o IDC, até 2023, 70% das empresas estarão implementando a automação em seus processos, e o setor contábil e fiscal não deve ficar fora dessa rodada de investimentos, afinal, otimizar os processos do setor também é fator importante para manter a conformidade. 

Por ser uma função técnica e que exige conhecimentos relacionados a rotinas contábeis e normas fiscais, além de uma legislação tributária extremamente complexa – dados do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT) mostram que em 33 anos, desde a publicação da Constituição Federal, mais de 6,7 milhões de normas, com mais de 443 mil relacionadas à área tributária. Em média, foram publicadas  2,21 normas por hora útil, sendo que 30.837 estavam vigentes em setembro de 2021 – , apenas com o acesso a ferramentas adequadas é possível tornar a função mais eficiente e sem erros. 

Portanto, automatizar processos de escrituração fiscal significa usar ferramentas baseadas em RPA e inteligência artificial para converter um processo tradicionalmente manual, como a entrada manual de dados, em um fluxo digital otimizado e em tempo real. No lugar disso, fórmulas e algoritmos permitem a criação de relatórios mais complexos facilmente e torna a verificação de cálculos mais simples por meio do machine learning. 

Benefícios da automação

• Redução de custos e maior economia de recursos
  Ao investir na automação de processos, o tempo gasto para inserir dados e outras informações, verificar cálculos e criar relatórios passa a ser investido em tarefas mais estratégicas, como a análise de dados para gerar insights úteis para tornar as decisões financeiras da empresa mais inteligentes. 
• Maior eficiência
  A entrada manual de dados está fadada a erros humanos que podem significar em perda de prazos, atraso de pagamentos e outras punições devido a informações cadastradas erroneamente. A automação evita esse problema, pois permite a entrada correta dessas informações, garantindo relatórios precisos e atualizados, facilitando o rastreio de informações quando necessário. 
• Armazenamento seguro
  A automação da escrituração fiscal, contribui para agilizar os processos, também garante o armazenamento das informações com maior segurança, além de garantir acesso rápido e fácil às informações apenas para pessoas autorizadas. Além de contribuir para que as normas de compliance sejam aplicadas de maneira eficaz. 
• Acesso facilitado às informações
  Soluções de automação para o setor fiscal centralizam as informações em um único local, facilitando a categorização e armazenamento de dados, o que torna o acesso a essas informações mais rápido e seguro. A solução Inbound Tracker captura automaticamente informações sobre notas fiscais e as envia para autorização de pagamento, eliminando pagamentos duplicados ou sem autorização e contribuindo para reduzir os custos com multas por atraso de pagamento e a falta de visibilidade em relação às transações. 
• Maior visibilidade
  Como elimina a burocracia, a automação da escrituração fiscal permite aumentar o controle e visibilidade sobre todas as transações realizadas pela empresa – fiscais, contábeis e financeiras. Essa maior visibilidade também contribui para aumentar a segurança jurídica das empresas, pois permite acesso fácil aos documentos e, normalmente, por estar na nuvem, conta com criptografia de ponta para proteger as informações. 
• Agilidade e simplicidade nos processos
  Quanto mais ágeis forem os processos, maior a produtividade da equipe, mas isso precisa ser construído de maneira simples e eficiente, que otimizem a escrituração fiscal. Isso é possível com a automação desses processos. 

A má gestão da escrituração fiscal pode implicar na fiscalização e autuação da empresa, que podem chegar a sanções fiscais. Mas, mais que prejuízos financeiros, essa má gestão  pode prejudicar o fluxo de caixa da empresa e, consequentemente, prejudicar a tomada de decisões estratégicas e impactar nos negócios. 

O caminho para a automação

O primeiro passo para implementar a automação  da escrituração fiscal é vencer a resistência de muitos profissionais que se mostram relutantes a mudanças com o medo de perderem espaço no mercado e se colocam como maior empecilho para a adoção de ferramentas inovadoras na área contábil. 

Outro fator que deve ser considerado é o nível de integração entre os sistemas da empresa. Além disso, coma grande quantidade de ofertas voltadas para digitalização do setor contábil e fiscal, contar com o apoio de especialistas é fundamental para a implementação de um projeto de automação bem-sucedido.  

A Blend IT é fundamental para mostrar as vantagens de investir em uma estratégia de transformação digital na área contábil, de forma a redesenhar processos para torná-los mais simples, eficientes e confiáveis por meio do uso de tecnologias inovadoras. 

De acordo com a PwC, 38% dos líderes da área contábil estão investindo na automação para que suas equipes fiscais ganhem eficiência e possam se dedicar a identificar problemas fiscais e buscar por soluções estratégicas. Converse com nossos especialistas e saiba como a Blend IT ajuda sua empresa a focar na gestão estratégica dos seus negócios.