Organizar os processos de gestão garantem escolha correta de um sistema SPED Fiscal
O SPED, Sistema Público de Escrituração Digital, chegou em forma de decreto federal há 9 anos e, como é sabido, as empresas tiveram três anos para se adaptarem à nova legislação que tem como propósito melhorar o sistema tributário brasileiro e evitar a sonegação fiscal. Essa mudança obrigou as organizações a avaliarem seus processos de gestão de dados fiscais e contábeis. As informações, que antes eram armazenadas nos tradicionais livros de contabilidade, passaram a ser registradas em arquivos digitais e tiveram que respeitar um formato padronizado e predefinido. Em resumo, o SPED informatizou a relação entre empresas e a Receita Federal ou a Secretaria da Fazenda.
Na prática, as obrigações do SPED se dividem em três processos: a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o SPED Fiscal (Escrituração Fiscal Digital) e o SPED Contábil (Escrituração Contábil Digital). E todas as empresas sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no lucro real e também as optantes do Simples Nacional devem aderir ao novo sistema. Atualmente, cerca de 29 mil empresas estão inseridas nessa obrigatoriedade. Mas antes de escolher um sistema de SPED Fiscal, o empresário deve avaliar algumas questões. Entre os pontos que devem ser analisados, destacam-se os seguintes:
Sistemas de gestão
É preciso verificar os processos de gestão utilizados pela organização. É aconselhável que as empresas implantem os chamados ERP – Planejamento de Recursos Empresariais, que permitem a organização dos dados dos vários departamentos das empresas e tem como função facilitar o cumprimento dos requisitos de formatos padronizados de arquivos e das obrigações predefinidas.
Aplicativos específicos
Para que ocorra a geração dos arquivos da NF-e, do SPED Contábil e do SPED Fiscal, é necessária a utilização de aplicativos específicos. Existem vários softwares no mercado que atendem esta demanda.
Integrar processos
As empresas de maneira geral, especialmente, as micro e pequenas, enfrentam dificuldades para informatizar seus processos e tratá-los de forma integrada. Elas costumam usar tabelas e planilhas eletrônicas armazenadas em diferentes locais. Para resolver essa questão, uma opção é escolher uma solução de um sistema de gestão integrado que apresente a melhor relação custo-benefício. Essa solução pode ser realizada por meio da contratação de uma equipe especializada que ofereça um formato chamado Saas, um software, como serviço que pode reduzir significativamente os investimentos de implantação e viabilizar o trabalho, utilizando uma plataforma completa para apoiar a gestão dos processos.
Organização e agilidade
Ao avaliar a escolha de um sistema de SPED Fiscal, a empresa se sentirá obrigada a organizar suas informações de forma integrada. E essa ação fornecerá subsídios para a tomada de decisões estratégicas mais assertivas e, ainda, vai contribuir para a construção de uma melhor gestão nos processos de negócios.
Simplificação dos processos
A adequação ao SPED torna a gestão contábil mais simples e desburocratizada. E ainda elimina o uso do papel e reduz despesas com armazenamento físico de arquivos e estimula o comércio B2B (business to business) que é a troca eletrônica de arquivos entre empresas.
É crucial, de um maneira geral, que a organização faça uma avaliação profunda dos seus processos e sistemas de gestão para verificar qual maneira de implantar o SPED será mais adequada ao seu perfil empresarial. E a sua empresa já escolheu um sistema de SPED fiscal?