Reforma Tributária: como preparar a sua empresa para a transição 

No final de 2023, o Brasil viveu um dos momentos mais aguardados pela economia brasileira, a aprovação da Reforma Tributária, momento que determinou um rumo definitivo para um tema que vinha sendo discutido no país há mais de 30 anos. 

Em 2026, será iniciada a transição para o novo modelo de tributação, com a previsão de que a unificação dos tributos ocorra em um período de sete anos – com finalização em 2032 -, e então, a partir de 2033, os impostos atuais serão extintos e os novos tributos passarão a vigorar.  

Como é possível perceber, o início da transição para o novo modelo tributário está cada vez mais perto, dessa forma, as empresas precisam se preparar previamente, não deixando para a última hora, o que pode acarretar uma infraestrutura despreparada, tanto profissionalmente como tecnologicamente. 

É fundamental que as empresas invistam em mão de obra especializada e, principalmente, em tecnologia. Assim, elas conseguirão se adaptar a um novo cenário complexo e entregar as suas obrigações fiscais e tributárias em dia e sem maiores problemas. 

Para ajudar a sua organização nesta tarefa, preparamos um passo a passo completo, ensinando as principais ações para que a sua empresa esteja preparada para a Reforma Tributária e as tecnologias que farão a diferença nesse processo. Confira seguir: 

Antes de tudo, vamos entender o que muda com a Reforma Tributária  

Em resumo, a Reforma Tributária é um projeto que simplificará o sistema tributário brasileiro, reduzindo a carga tributária e trazendo mais transparência na tributação sobre o consumo de bens e serviços, ao mesmo tempo que promove o crescimento econômico de forma sustentável. 

Para atingir esse objetivo, a reforma trará a substituição de cinco tributos, que são PIS, Cofins, ICMS, ISS e IPI, por um IVA Dual de padrão internacional, composto pela Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), que terá caráter federal, e pelo Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), subnacional (de estados e municípios).  

É estimado que a alíquota conjunta para o IBS e a CBS seja de 26,5% a 27,5%, sendo 17% a 18% para o IBS e 9,25% para a CBS. Porém, pode variar para mais ou para menos, a depender do número de exceções estabelecidas pelo Congresso.  

Guia de como preparar a sua empresa para a Reforma Tributária 

Passo 1: crie um comitê de Reforma Tributária 

Monte um grupo de trabalho interno com representantes das áreas Fiscal, Contábil, Financeira, Jurídica e de Tecnologia. Esse grupo será o responsável por centralizar o acompanhamento da reforma e elaborar um planejamento para se adaptar a transição para o novo modelo de tributação 

Ferramentas como Microsoft Planner, Trello ou Asana para a gestão de tarefas e Power BI ou Excel para painéis de monitoramento podem ser bastantes úteis neste processo. 

Passo 2: faça um diagnóstico tributário da sua empresa 

Antes de pensar no futuro, é preciso entender qual é a real carga tributária da sua empresa hoje e onde estão os maiores impactos. Dessa forma, é preciso responder às seguintes perguntas: 

• Quais são os tributos pagos pela empresa atualmente? 

• A empresa utiliza incentivos fiscais ou regimes especiais? 

• Há acúmulo de crédito não aproveitado ou pagamento em cascata? 

• Há itens com alíquota zero ou substituição tributária? 

Esse diagnóstico é primordial para entender os impactos que a empresa sofrerá com o novo sistema de tributação.  

Para facilitar este processo, você pode contar com os relatórios gerados por um ERP robusto, como o SAP S/4HANA, que em conjunto com soluções fiscais especializadas, como o ONESOURCE Tax One ou o ONESOURCE Determination, ambas da Thomson Reuters, permitem: 

• Cruzar dados tributários; 

• Identificar oportunidades de crédito; 

• Mapear o impacto dos tributos por tipo de operação, produto e localização; 

• Fazer simulações e análises detalhadas. 

Passo 3: simule os impactos trazidos pela reforma 

Nesta etapa, você pode usar ferramentas de simulação ou contar com o apoio de consultorias para antecipar os efeitos da CBS e IBS na carga tributária da empresa. Isso ajudará a identificar: 

• Possíveis aumentos ou reduções de custos; 

• Ajustes de preços necessários; 

• Mudanças no lucro ou na competitividade; 

Para fazer a projeção de impactos: 

• Use os dados históricos de faturamento e despesas para simular cenários com as alíquotas estimadas da CBS (9,25%) e IBS (17% a 18%) – lembrando que essas porcentagens podem mudar no futuro; 

• Depois, aplique as novas regras de não cumulatividade plena: quase todos os insumos darão direito a crédito. 

• E, por fim, avalie quais produtos ou serviços serão mais impactados em sua precificação. 

Para esta tarefa, o uso de planilhas avançadas, Power BI, ou o apoio de uma consultoria, como a Blend IT, serão fundamentais.  

Em nossa consultoria, temos um grupo interno que estuda os pontos-chave e principais mudanças trazidas pela Reforma Tributária, permitindo que os nossos clientes não fiquem no escuro e estejam preparados para a nova legislação e sistema que estão por vir. 

Passo 4: reavalie contratos e processos 

Com o fim da guerra fiscal – concessão de benefícios fiscais como redução de impostos, postergação de pagamentos de tributos, isenção de taxas etc. por estados e municípios para atrair empresas para a sua região -, incentivos estaduais tenderão a desaparecer ou mudar de formato.  

Por isso, é primordial revisar as cláusulas contratuais que envolvam repasses tributários para evitar riscos contratuais e se adaptar à nova mecânica de repasse tributário. Isso ajudará a empresa a preparar os seus contratos de acordo com a nova realidade legal.  

Passo 5: atualize os seus sistemas 

Investir em tecnologia não deverá ser tratado como opcional, mas como uma prioridade pelas empresas. A Reforma Tributária não só redesenha o sistema tributário como também acompanha a transformação digital, com a adoção de um sistema mais moderno, digital e unificado, exigindo:  

• Integração com novas plataformas do governo;  

• Emissão de documentos em novos formatos;  

• Controles internos mais robustos e digitais.  

Por isso, é essencial que os módulos fiscais e de faturamento do sistema ERP da empresa estejam prontos para lidar com os novos tributos, alíquotas, formas de cálculo e obrigações acessórias.  

A SAP, líder global em softwares de gestão, já está preparando as suas soluções para lidar com a transição para o novo modelo de tributação que inicia em 2026, liberando três notas para ajustes do ERP e NF-e. Em nossas redes sociais, temos um post abordando o assunto, que você pode conferir aqui.  

Caso não saiba se o ERP da sua empresa já está se adequando para as mudanças que estão por vir, fale com o fornecedor do sistema, ou com um parceiro especializado no software, o quanto antes.  

A Blend IT é especialista na customização e parametrização dos principais softwares de gestão do mercado. Caso tenha dúvidas e precise de auxílio para atualizar os seus sistemas, o nosso time está à disposição para ajudar em tudo que precisar. Fale com a nossa equipe aqui. 

Passo 6: treine a sua equipe 

Assim como o investimento em tecnologia será primordial, contar com mão de obra qualificada será tão importante quanto, pois a equipe é o elo que liga a empresa ao Fisco, sendo responsável por entregar as obrigações fiscais e tributárias em dia e de forma correta.  

Dessa forma, promover a capacitação do time é primordial para que os integrantes continuem entregando as suas responsabilidades com qualidade e segurança, compreendendo as novas regras e evitando erros operacionais. 

Para capacitar a sua equipe, recomendamos que promova o treinamento por área: 

• Fiscal/Contábil: regras de creditamento, apuração não cumulativa, documentos exigidos etc.; 

• TI: atualização de sistemas e tabelas fiscais; 

• Vendas: impacto na precificação e nas margens; 

• Compras: avaliação de fornecedores com base em aproveitamento de créditos. 

Caso precise de indicações de conteúdos para treinar o seu time, indicamos cursos de instituições como Sebrae, Fundação Getúlio Vargas (FGV), Sescap, CRCs e Receita Federal e webinars de empresas de tecnologia fiscal. 

Passo 7: acompanhe a legislação complementar 

A Reforma Tributária depende de leis complementares que ainda serão publicadas, elas são as responsáveis por detalhar alíquotas, regras de creditamento, regimes específicos etc. Fique atento para ajustar sua estratégia conforme a regulamentação for saindo. 

Para que você não seja pego de surpresa, acompanhe as publicações da Receita Federal, Congresso Nacional, entidades como CNI e CNA e blogs que abordem o assunto.  

Além disso, para que nenhuma informação passe despercebida, configure alertas no Google ou use plataformas como o Legislação Informatizada (LexML) – portal unificado e gratuito de busca de normas jurídicas, criado para facilitar o acesso a leis, decretos, portarias, decisões judiciais e outros documentos legais. 

Passo 8: repense o seu planejamento tributário 

Estratégias de elisão usadas hoje podem perder o sentido. É hora de revisar seu planejamento e adaptar as estratégias tributárias de acordo com o novo modelo de IVA, que valoriza a eficiência, a formalidade e a rastreabilidade. 

Por isso, sugerimos que adote as seguintes práticas; 

•  Analisar a viabilidade de permanecer em regimes como o Simples Nacional, que se tornará menos vantajoso após 2029, pois os novos tributos (CBS e IBS) ganham força e impostos antigos, como PIS, Cofins, ICMS e ISS, começam a ser gradualmente extintos, com o sistema tributário atual deixando de existir a partir de 2033; 

• Evitar a criação de estruturas artificiais apenas para pagar menos impostos com base em diferenças interestaduais – que irão acabar no futuro; 

• Fortalecer as práticas de compliance fiscal e rastreabilidade de crédito — que farão toda a diferença no novo modelo de tributação. 

Passo 9: planeje os impactos no preço final 

A tributação no destino e a nova lógica de créditos podem afetar a precificação de produtos e serviços. Por isso, para preservar a margem de lucro e a competitividade, é preciso: 

• Simular o custo total com CBS/IBS por produto/serviço; 

• Reavaliar margens e, se necessário, reprecificar portfólios; 

• E comunicar aos clientes e parceiros os motivos por trás de eventuais aumentos de preços. 

Para tornar essa etapa menos pedregosa, faça reuniões com o setor comercial e de marketing para definir estratégias de repasse e negociação. Esse processo é essencial para garantir que o impacto da reforma tributária nos preços seja gerido com inteligência estratégica, mantendo rentabilidade sem perder competitividade. 

Passo 10: elabore um plano orçamentário para a transição 

Entre 2026 e 2032, teremos a convivência entre o sistema atual e o novo modelo, trazendo um custo de transição, que deve estar previsto no seu orçamento, fluxo de caixa e planejamento de investimentos. 

Dessa maneira, é preciso que o gestor tenha em vista que: 

• Entre 2026 e 2032, a sua empresa pagará parte dos tributos antigos e parte dos novos – com percentuais que aumentam gradualmente; 

• Precisará simular cenários orçamentários com dois sistemas coexistindo, inclusive no sistema contábil; 

• Precisará estimar o impacto em caixa, lucro e investimentos, especialmente entre 2026 e 2029. 

Esse planejamento financeiro fará toda a diferença para que a empresa passe por essa jornada sem maiores problemas. 

Tecnologias para se adaptar à Reforma Tributária   

Como falado acima, o investimento em tecnologia deverá ser visto como prioridade pelas empresas, pois as ferramentas certas farão toda a diferença durante o período de transição, trazendo: 

• Melhora do desempenho e eficiência operacional;  

• Redução de riscos de não conformidade fiscal;  

• Tomada de decisão embasada em dados;  

• Manutenção da competitividade da empresa;  

• Menos dificuldade na contratação de profissionais qualificados.  

Para ajudar a sua empresa a escolher as melhores ferramentas para enfrentar essa jornada, recomendamos que os seus recursos sejam direcionados para: 

Softwares de gestão (ERP): uma ferramenta-chave na transição, o ERP centraliza e integra os dados de todos os setores e é frequentemente atualizado para atender a legislação atual;  

Plataformas de Compliance Fiscal e SPED: garante a entrega correta das obrigações acessórias, fazendo a validação prévia dos arquivos e gerando relatórios de conformidade;  

Business Intelligence (BI): permite simular diferentes cenários com as novas regras, ajudando a analisar o impacto dos novos tributos sobre as operações;  

Plataformas de Classificação Fiscal e Gerenciamento de NCM/CFOP: com a nova legislação, classificar corretamente os produtos e serviços será ainda mais crucial, essas plataformas disponibilizam base de dados atualizada, IA para sugerir classificações e ajuda prevenir autuações fiscais;  

Plataformas de Integração e APIs Fiscais: a conectividade entre os sistemas internos da empresa com o Fisco será necessária. Essa união permitirá que a empresa se conecte em tempo real com as obrigações acessórias, NF-e e, em breve, com os novos ambientes do IBS e CBS.  

Embora sejam excelentes ferramentas, é sempre importante ressaltar que temas tributários e fiscais formam ecossistemas que precisam funcionar de forma coordenada e planejada. Ao investir em tecnologias para melhorar a eficiência, a segurança e o correto cumprimento de obrigações, se deve ter uma visão global para compreender onde e como cada solução pode fazer a diferença de forma integrada e efetiva. 

Não deixe a Reforma Tributária bater à sua porta para preparar a sua empresa! Fale com a Blend IT 

A Reforma Tributária representa um grande desafio para todas as empresas, trazendo um cenário nunca visto antes. Entretanto, ela não traz apenas complexidade, mas também oportunidades, em que as empresas que se preparam com antecedência terão uma grande vantagem competitiva. 

Sua empresa já começou a se preparar? Na Blend IT, proporcionamos o serviço de Consultoria Fiscal, solução que redesenha o processo tributário, tornando-o mais simples, eficiente e confiável.  

Com a nossa consultoria, a sua empresa tem acesso a uma equipe altamente qualificada, que está sempre a par das principais mudanças fiscais e tributárias e de como elas impactam os negócios. Aqui, o seu negócio não fica no escuro e conta com o suporte necessário para adequar processos e sistemas às nova regras.  Fale com nossos consultores e conheça o nosso modelo de trabalho moderno, sério, comprometido e inovador.