A importância da Comunicação em projetos de TI: métodos para alinhar a sua equipe  

Uma comunicação clara e objetiva faz toda a diferença na hora de receber instruções, ou assimilar informações, principalmente em projetos de TI. Uma comunicação assertiva garante que a equipe esteja a par das metas do projeto, do que é esperado dele e as responsabilidades de cada componente do time. 

Embora pareçam pontos óbvios, é preciso sempre reforçá-los, pois a ausência de uma comunicação clara quanto a esses elementos pode acarretar um trabalho em equipe descoordenado, maior probabilidade do surgimento de problemas e impactar a qualidade do projeto. 

Visando a importância do tema, preparamos este artigo que aborda a importância da comunicação em projetos de TI e os métodos para entregar uma comunicação clara e objetiva.  

A importância da comunicação em projetos de TI 

Uma comunicação assertiva e consistente é primordial na condução de um projeto, é o elemento responsável por garantir que a equipe e as pessoas envolvidas estejam sempre conectadas e cientes dos resultados esperados. 

Estar ciente dos objetivos que se deve atingir é mais do que apenas buscar entregar o que foi contratado, é mostrar um ponto de referência que permita ao time de TI elaborar uma estratégia e adotar melhores métodos e ferramentas para facilitar o desenvolvimento do projeto. 

Os projetos de TI possuem diversas etapas, com diferentes necessidades, expectativas e profissionais envolvidos. Diante disso, o gestor precisa ter uma comunicação clara e constante com a sua equipe, garantindo que os membros estejam sempre trabalhando em conjunto e de forma coordenada para entregar o que está sendo solicitado naquela etapa. Além disso, a comunicação contínua permite mitigar a ocorrência de mal-entendidos, atrasos e, em casos extremos, a interrupção do projeto. 

Equipes que se comunicam frequentemente são mais eficientes, pois estão cientes das atividades executadas pelos membros e quais obstáculos precisam vencer para garantir o andamento do projeto, o que, consequentemente, aumenta as chances de o projeto ter êxito. 

Métodos de comunicação para facilitar o alinhamento entre a equipe de TI 

Que a comunicação clara, objetiva e constante é fundamental em projetos de TI, é indiscutível. Mas não basta apenas falar sobre a sua importância, é preciso ensinar métodos para que os gestores possam implementar um modelo de comunicação aberto e eficiente com as suas equipes. Veja abaixo as abordagens que o gestor pode adotar: 

1 – Reuniões regulares 

As reuniões regulares permitem que os membros da equipe atualizem uns aos outros sobre o andamento das suas atividades, identifiquem problemas e verifiquem se estão progredindo conforme o esperado. 

A periodicidade da reunião (diária, semanal, quinzenal, ou conforme o necessário.) é ajustada de acordo com as necessidades e particularidades de cada projeto e equipe. 

2 – Ferramentas de comunicação digital 

A área de TI é conhecida por sua flexibilidade no quesito modelo de trabalho, em que projetos podem ser tocados tanto de forma remota como híbrida. Para que o seu time não perca a conectividade, não deixando de acompanhar o andamento de tarefas importantes e possa se comunicar de forma fácil e ágil, você pode adotar o uso de plataformas como: 

• Slack; 

• Microsoft Teams 

• Notion; 

• Google Meet; 

• Asana; 

• Etc. 

3 – Uso de documentos e relatórios 

Para que os membros do time sempre tenham acesso a informações importantes sempre que precisarem, adote o uso de relatórios de progresso, atas de reuniões, ou os registros de decisões. A documentação dos processos garante que dados relevantes sejam documentados e o time os acesse de forma fácil e ágil. Segundo uma pesquisa de 2022 da McKinsey, projetos bem documentados têm 40% mais chance de serem concluídos dentro do prazo e do orçamento. 

4 – Atribuição de responsabilidades para os membros do time 

A definição de responsabilidades para cada membro ajuda os integrantes a terem noção dos seus papéis dentro do projeto, o que ajuda a evitar que dois profissionais executem a mesma tarefa e saiba a quem recorrer em momentos de dúvidas, ou surgimento de problemas. 

5 – Espaço para feedbacks 

Nada melhor do que os profissionais que trabalham com o projeto para falar sobre o que está funcionando, as barreiras que são encontrados durante os processos e as melhorias que precisam ser feitas. Por isso, abra espaço para feedbacks, essa é a forma que os integrantes têm de apontar os pontos que precisam ser trabalhados, seja para o desenvolvimento do projeto, ou para evoluir o trabalho em equipe.  

6 – Treinamentos de comunicação para a equipe 

Proporcione à sua equipe palestras, workshops e cursos sobre técnicas de comunicação, gestão de conflitos e métodos de apresentação. O aprendizado desses assuntos ajuda o time a se comunicar com maior clareza e de forma mais assertiva, o que facilita a transmissão de feedbacks e a comunicação no dia a dia com os colegas de trabalho, além disso, habilidades comunicativas são bastante valiosas para profissionais dos mais diversos escopos. 

Comunicação para o sucesso 

Em resumo, a comunicação clara, assertiva e constante em projetos de TI é primordial para inteirar a equipe, bem como as pessoas envolvidas com o projeto, sobre as expectativas, os resultados a se atingir e o papel de cada membro do time. 

Exercitar a comunicação é possibilitar que todos estejam conectados e cientes sobre o progresso do projeto, verificando o que está funcionando e identificando possíveis melhorias, tudo para que o projeto tenha o melhor resultado possível.  

E, por fim, a união de espaços para transmitir opiniões e discutir o progresso do projeto, o uso de ferramentas de colaboração digital e o investimento em palestras e cursos sobre comunicação permitem que o time de TI esteja capacitado para se comunicar de forma clara e coerente, abordando pontos relevantes para as demandas e trabalho equipe. A comunicação eficiente não é apenas uma habilidade a ser desenvolvida, mas um elemento essencial para todas as equipes de TI que desejam obter sucesso nos projetos que conduzem. 

Referência: 

SOARES, Cíntia. Comunicação efetiva em gestão de projetos e sua aplicação nas equipes. Protiviti. Disponível em: https://www.protiviti.com.br/transformacao-digital/comunicacao-efetiva-em-gestao-de-projetos/.