Gestão fiscal e tributária: o que é e como fazer? 

O Brasil possui um dos sistemas tributários mais complexos do mundo, a diversidade de tributos, a burocracia e a legislação rigorosa são alguns dos fatores que tornam o país o pesadelo de muitos empreendimentos na hora de manter as obrigações em dia. 

Independentemente do porte da empresa, estar em dia com as obrigações tributárias é fundamental para evitar dores de cabeça com a Receita Federal e o negócio possa crescer de forma saudável.  

Mas garantir que o empreendimento esteja em conformidade com a legislação não é uma tarefa fácil, por isso, contar com uma gestão fiscal e tributária eficiente é a chave para manter a ordem e a segurança nos processos e evitar problemas legais e financeiros a longo prazo.  

Entretanto, pode surgir a pergunta: como fazer uma gestão fiscal e tributária adequada? Para responder à essa questão, neste artigo, mostramos de forma prática e rápida: o que é a gestão fiscal e tributária, os motivos para adotá-la, seus benefícios, como colocar em prática na sua empresa e, por fim, indicar tecnologias para usar na administração. Saiba tudo a seguir. 

O que é gestão fiscal e tributária? 

A gestão fiscal e tributária se refere ao conjunto de práticas e estratégias utilizadas por uma empresa para cumprir suas obrigações fiscais e tributárias de maneira eficiente e dentro das exigências legais. 

Entretanto, é importante ressaltar que gestão fiscal e gestão tributária não são a mesma coisa, mesmo que em muitos contextos sejam usadas de forma sinônima, cada prática diz respeito a características diferentes das finanças de uma empresa. Vamos entender melhor a diferença entre ambas: 

Gestão fiscal: lida com todos os aspectos fiscais presentes nas operações de uma empresa, sua principal função é garantir que todas as obrigações fiscais, por exemplo, apuração de impostos, atendimento a fiscalizações, escrituração fiscal etc., sejam entregues de forma correta e dentro do tempo estipulado; 

Gestão tributária: focada no gerenciamento de todas as obrigações tributárias, sua função é garantir que a organização pague o valor correto de tributos e encontre maneiras de minimizar a carga tributária que incide sobre ela. Para isso, é fundamental estudar as leis e regulamentos, o que dará embasamento para o gestor analisar a legislação vigente, planejar a tributação, gerenciar os riscos fiscais e auxiliar a empresa na tomada de decisões referentes a questões fiscais. 

Por que adotar a gestão fiscal e tributária? 

Como falado acima, o sistema tributário brasileiro é complexo, mesmo a recente aprovação da Reforma Tributária no final de 2023, que trouxe a esperança de um sistema menos complicado e oneroso aos contribuintes, ainda tem uma longa jornada a percorrer até que seja implementada de fato. Mas é importante falar que a mudança no sistema de tributação não diminui a importância da gestão fiscal e tributária, na verdade, reforça ainda mais. 

A gestão fiscal e tributária é a forma de garantir que o negócio sempre esteja de acordo com as regras vigentes, lembrando que as normas podem mudar de acordo com o regime tributário da empresa, já que o Simples Nacional, o Lucro Real e Lucro Presumido possuem suas particularidades. 

Por isso, quando a transição para o novo sistema de tributação começar, as empresas que não estiverem preparadas enfrentarão grandes dificuldades para se adequar às novas regras e tributos, o que pode impactar não somente na entrega das obrigações como também em perdas financeiras.   

Benefícios da gestão fiscal e tributária 

Uma gestão tributária e fiscal bem estruturada permite às empresas: 

• Estar em conformidade com a legislação; 

• Reduzir custos; 

• Garantir a transparência e organização financeira; 

• Encontrar oportunidades para diminuir a carga tributária; 

• Evitar o pagamento de valores indevidos; 

• Escapar de multas ocasionadas pelo atraso na entrega de obrigações; 

• Estabelecer processos que garantem a conformidade e andamento das operações; 

• Tomar decisões baseadas em dados; 

• Entender de fato o funcionamento do sistema tributário e de como usá-lo a favor do negócio. 

Como implementar a gestão fiscal e tributária? 

Para implementar a gestão tributária e fiscal, as empresas precisam se atentar a alguns pontos, veja quais são: 

1 – Entender o regime tributário da empresa 

Antes de tudo, é preciso entender as características e regras do regime tributário que a empresa está enquadrada, ou seja, dominar as normas do Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido. Entenda as diferenças entre eles: 

Simples Nacional: abrange micros e pequenas empresas que faturam até R$ 4,8 milhões, seu modelo de tributação é mais “simples” em comparação aos demais regimes, já que o pagamento dos tributos é feito por meio de um único documento de arrecadação, o famoso DAS; 

Lucro Real: para empresas que faturam mais de R$ 78 milhões por ano ou que atuam na área financeira. Neste modelo, os tributos são calculados sobre o lucro obtido, dessa forma, quanto maior for o lucro, maior será o valor a ser pago nos impostos; 

Lucro Presumido: abrange empresas que faturam até R$ 78 milhões por ano. A tributação do regime é mais simples, já que segue uma tabela fixa de tributação. O modelo é bastante interessante para negócios que possuem lucros altos, já que o valor dos tributos acaba se tornando menor. Entretanto, é preciso lembrar que valores menores não significam necessariamente vantagens para todos os segmentos, visto que cada setor possui suas particularidades, desse modo, é preciso verificar se o regime faz sentido para a empresa. 

2 – Realizar o planejamento fiscal e tributário 

Agora que você compreende as regras e particularidades do regime tributário da sua empresa, o próximo passo é fazer o planejamento fiscal e tributário. O objetivo do planejamento é desenvolver estratégias que garantam a entrega de todas as obrigações dentro do prazo e de forma correta, de modo a evitar possíveis autuações e multas por infrações legais. 

Vale ressaltar que esse planejamento não é definitivo, é fundamental que os gestores sempre estejam atentos às mudanças na legislação para readequar suas ações e permitir que o negócio continue nos trilhos. 

3 – Organizar os documentos adequadamente  

Os setores fiscal e financeiro lidam com uma grande quantidade de documentos (notas fiscais, boletos, extratos bancários etc.) mensalmente, esses arquivos são importantes não só para a entrega de obrigações como também para possíveis fiscalizações e auditorias. 

Diante disso, manter os arquivos em ordem e com fácil acesso é importante, não é mesmo? No entanto, sabemos que nem sempre as empresas contam com espaços adequados para o armazenamento de documentos, ou a quantidade de papéis é tão grande que, muitas vezes, arquivos importantes são perdidos. 

Por isso, a nuvem (em inglês, cloud) vem sendo cada vez mais adotada pelos negócios, já que é um ambiente que permite qualquer usuário, desde que seja autorizado, acessar os arquivos via internet. Sendo uma excelente opção para não depender apenas dos arquivos físicos, mas também ter uma cópia deles em formato digital e de forma organizada. 

Vale ressaltar que a nuvem conta com mecanismos robustos de segurança, o que traz mais proteção e confiança no armazenamento dos dados. 

4 – Pesquisar sobre incentivos fiscais 

Os incentivos fiscais são benefícios concedidos pelo governo a segmentos, empresas ou regiões para estimular o desenvolvimento econômico. Os estímulos, por exemplo, podem ser a redução, compensação, não tributação ou isenção de alíquotas dos impostos. 

No entanto, para aproveitar os incentivos fiscais, é preciso que as obrigações da empresa estejam em dia e ela se enquadre nos critérios definidos para o benefício.  

Diante disso, a gestão fiscal e tributária é responsável não só por manter o andamento das operações com qualidade, mas de criar um ambiente que permita buscar meios de otimizar o negócio e diminuir os valores pagos em tributos, o que requer análise aprofundada e tempo hábil. 

5 – Utilizar um ERP 

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que, traduzido do inglês, significa “Planejamento de recursos empresariais”. Ou de forma mais simples, um software de gestão empresarial. 

Os softwares de gestão empresarial são sistemas projetados para atuar com todos os processos empresariais necessários para o gerenciamento e evolução do negócio. Nele, são reunidos os dados de todos os setores em um único ambiente e disponibilizada as ferramentas para que cada departamento execute suas atividades.  

Devido à sua capacidade de reunir informações de forma integrada e inteligente, o ERP traz mais autonomia, produtividade e otimização nas tarefas da empresa, já que é uma ferramenta pensada para atender às suas necessidades.  

Tecnologia a favor da gestão fiscal e tributária 

Além do ERP, a gestão tributária e fiscal do seu negócio pode contar com outras tecnologias para tornar os seus processos mais eficientes, ágeis e precisos. Veja algumas opções: 

Inteligência artificial: que tem se destacado e cada vez mais adotada pelos negócios devido à sua capacidade de gerar insights precisos e bem estruturados a partir de grandes volumes, além da capacidade de otimizar tarefas; 

Blockchain: banco de dados compartilhado que permite o registro e a transferência de informações de forma segura e sem a necessidade de uma central de controle. Uma das principais vantagens da tecnologia é que nenhum dado pode ser excluído ou modificado sem o consenso dos usuários.   

Robotic Process Automation (RPA): em português, “automação robótica de processos”, o RPA é uma tecnologia que usa bots (robôs digitais) para executar atividades repetitivas, ou seja, o que antes era realizado por uma pessoa, passa a ser realizado por uma máquina. Dessa maneira, o colaborador pode se dedicar a atividades estratégicas e focar no que realmente importa. 

Como a Blend IT pode ajudar nesse processo?  

O planejamento fiscal e tributário não precisa ser feito sozinho, contar com profissionais capacitados é o caminho mais assertivo para implementar novas estratégias e trazer resultados reais para o negócio. Nessa hora, você pode contar com a Blend IT.  

Nossa equipe foca nas suas necessidades e determina quais recursos tecnológicos são necessários para que as metas de negócios sejam mais facilmente alcançadas. Fale com nossos consultores e conheça nossos serviços.