O que é necessário para tornar uma transformação de ERP um sucesso?

Implementar uma transformação de ERP é um processo corriqueiro, principalmente quando a empresa precisa substituir um sistema antigo de gestão de recursos empresariais por outro mais atual. Mas é importante entender que esse movimento vai além de apenas trocar um sistema por outro, ele envolve mudar a forma com que a empresa opera, levando maior eficiência e agilidade nas operações, que contribui para que ela se destaque no mercado. 

A transformação de ERP envolve geralmente a modernização, consolidação ou atualização do sistema utilizado pela organização. Na maioria das vezes, isso ocorre com a mudança de um sistema legado para uma plataforma na nuvem, ou até mesmo com a consolidação de vários sistemas em apenas um. 

Essa mudança visa tornar o sistema mais alinhado aos objetivos de negócios da empresa, entregando maior flexibilidade e escalabilidade para enfrentar os desafios que mudanças no mercado e na estratégia de negócios podem oferecer. 

Diferenças entre a transformação de ERP e a atualização de ERP 

Apesar de parecerem processos parecidos, uma atualização de ERP normalmente envolve apenas pequenas alterações no sistema já em uso pela empresa, enquanto a transformação de ERP é um processo mais abrangente, com grandes mudanças na plataforma para levar mais eficiência, redução de custos e vantagens competitivas para a organização. Por exemplo, migrar do SAP ECC para o S/4HANA. 

Benefícios da transformação de ERP 

A transformação de ERP é vital para a empresa estar apta para enfrentar os desafios de um mundo extremamente conectado. O processo permite que as operações sejam simplificadas, aprimora o atendimento ao cliente e facilita que as decisões sejam tomadas com base em dados. 

Entre os principais benefícios é possível destacar: 

Maior eficiência 

A transformação de ERP otimiza as operações e com isso melhora a eficiência da organização. 

Melhor gerenciamento de dados 

Um ERP mais moderno fornece recursos mais alinhados às necessidades da organização, tornando o gerenciamento de dados mais eficiente para apoiar a tomada de decisões. 

Atendimento ao cliente mais eficiente 

Com acesso a dados e processos facilitado, é possível oferecer um serviço de atendimento aprimorado. 

Redução de custos 

Operações mais simples levam a um aumento na eficiência, com isso a transformação de ERP gera uma economia significativa de custos. 

Vantagem competitiva 

A transformação de ERP pode proporcionar a organização uma grande vantagem competitiva ao permitir que ela se adapte com maior agilidade às mudanças no mercado e nos negócios. 

Principais etapas para implementar a transformação de ERP 

Apesar dos vários benefícios que a transformação de ERP proporciona para as empresas, de acordo com a McKinsey, a implementação de tecnologias para otimizar o desempenho operacional tem um sucesso de apenas 16%. 

Então, como virar esse jogo e ter sucesso ao implementar uma transformação de ERP? Seguir esses passos pode ajudar: 

Conduza uma avaliação das necessidades da empresa 

Um passo muito importante para implementar uma transformação de ERP é avaliar o estado dos processos, sistemas e dados em uso pela organização, buscando por lacunas e setores que podem ser melhorados. Isso envolve analisar fluxos de trabalho, estruturas de dados, requisitos de integração de sistemas e necessidades dos usuários. 

Alinhe o projeto com as partes interessadas 

Qualquer projeto para ser bem-sucedido precisa de apoio. Isso começa com o endosso das lideranças da empresa e chega às partes interessadas, afinal, qualquer tipo de transformação pode causar atritos e gerar problemas. 

Desenvolva um escopo de projeto 

Esse escopo deve descrever todas as atividades, cronogramas e recursos necessários para a implementação da transformação de ERP. Isso inclui a seleção do sistema, implementação, testes, migração de dados, treinamento, entrada em operação e suporte pós-implementação. 

Defina uma estratégia 

Aqui é necessário decidir se a transformação será realizada de uma única vez, migrando tudo para a nuvem, ou gradualmente, função por função. A decisão pode variar de acordo com as necessidades da organização, mas é aconselhável que a migração não demore mais que alguns meses para ocorrer. 

Selecione o sistema ERP correto 

Analise os diversos fornecedores ERP de acordo com os requisitos de negócios e de tecnologias desejados pela empresa. É importante avaliar a funcionalidade, escalabilidade, flexibilidade, reputação, suporte e o custo para entender se a plataforma escolhida se alinha às necessidades de negócio. 

Implemente KPIs corretos

O KPI certo depende do ERP que está sendo implementado, por exemplo, para a implementação de um módulo financeiro, um KPI necessário é o que monitora o fluxo de caixa da empresa. Então, é preciso avaliar os motivos que levaram à implementação da transformação de ERP para saber exatamente quais KPIs serão necessárias. 

Projete processos de negócios 

É essencial mapear e projetar como os processos de negócios ficarão com o novo sistema, identificando as mudanças e simplificando os fluxos de trabalho para que eles estejam alinhados às práticas do setor. Isso pode exigir priorizar ou reescrever processos para que sejam otimizados para conquistar os benefícios propiciados pela transformação de ERP. 

Mantenha o foco nos usuários 

A transformação digital não diz respeito apenas às tecnologias, mas também impacta diretamente nos usuários. Eles precisam entender as mudanças que irão ocorrer e aprender a usar uma nova interface. Implementar uma estratégia de gerenciamento de mudanças é vital para evitar atritos que impeçam a adoção completa do novo sistema. Identifique funcionários que possam se tornar embaixadores das mudanças para incentivar os demais usuários a aderir ao sistema e implemente um programa de treinamento estruturado. 

Configure, personalize, migre e integre os dados 

O sistema ERP precisa ser configurado de acordo com os requisitos e processos de negócios, mas analise as personalizações para conseguir tornar o sistema mais simples e evitar possíveis problemas no futuro. Desenvolva uma estratégia de migração que envolva a limpeza e validação das informações e a identificação de pontos de integração com outros sistemas, garantindo maior precisão. 

Treine os usuários e teste o sistema 

Como citado acima, os usuários precisam ser treinados para conhecer o novo sistema e garantir sua adoção plena. Feito isso, comece a testar todo o sistema para identificar problemas funcionais ou técnicos. Realize processos de validação de dados, desempenho e integração dos processos. Teste a aceitação do usuário e colete feedbacks para otimizar o sistema. Por fim, implemente o sistema. 

Como a Blend IT pode ajudar nesse processo? 

A transformação de ERP pode ser um processo complexo e demorado. Mas a Blend IT pode facilitar o trabalho para sua empresa. Nossa equipe foca nas suas necessidades e determina quais recursos tecnológicos são necessários para que as metas de negócios sejam mais facilmente alcançadas. Fale com nossos consultores e conheça nossos serviços.