5 principais problemas gerados pela dificuldade de recepção de NFS-e

Os Fiscos municipais, estaduais e federal têm empreendido esforços para padronizar e simplificar a emissão de documentos fiscais e as entregas de obrigações acessórias. O projeto mais proeminente nesse sentido é o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) que, dentre outras coisas, institui a Nota Fiscal eletrônica (NF-e), que padronizou a emissão desse tipo de documento. No entanto, as empresas ainda enfrentam problemas com a recepção de NFS-e (Notas Fiscais de Serviço eletrônica).

Isso acontece porque, diferentemente do que aconteceu com a NF-e, a emissão de NFS-e ainda é coordenada pelas prefeituras. Dessa forma, não existe uma padrão único, o que dificulta, por exemplo, a automatização de processos de entrada das notas de serviço.

Mas, esse não é o único impasse. Continue a leitura e descubra quais são os 5 principais problemas que as empresas enfrentam na recepção de NFS-e e, mais importante, como resolvê-los!

1. Maior probabilidade de erros

Um dos principais desafios na recepção de NFS-e é a ausência de um leiaute padrão.

Como já mencionado, cada prefeitura é responsável por coordenar o processo de emissão de notas fiscais de serviço. Dessa forma, cada uma delas pode determinar campos específicos e leiautes únicos.

Isso, dentre outras coisas, dificulta a automação e causa uma série de erros no processo de entrada nas empresas.

Processos manuais, por si só, já são mais propensos a falhas. A ausência de um leiaute padrão de NFS-e potencializa ainda mais a probabilidade de erros, uma vez que não há uma previsibilidade.

Ou seja, campos como valor total dos serviços, base de cálculo, valor de impostos podem aparecer em lugares distintos a depender do município em que o documento foi emitido.

Assim, não é raro que os responsáveis pelas entradas de NFS-e acabem trocando essas informações no momento de input dessas informações nos sistemas.

Isso pode ocasionar, por exemplo, pagamentos incorretos, recolhimento de impostos incorretos, erros em declarações acessórias, etc. Consequentemente, isso pode gerar indisposição com fornecedores e perdas financeiras decorrentes de juros e multas ou pagamentos a maior.

2. Dificuldade de integração com sistemas de gestão

O projeto da NF-e institui um formato padrão, no modelo XML. Assim, os sistemas de gestão mais modernos estão aptos a reconhecerem esses arquivos, o que permite a automatização dos processos de entrada.

Porém, grande parte das prefeituras ainda não utilizam esse padrão de documento eletrônico.

Assim, na recepção de NFS-e, as empresas precisam lidar com diferentes formatos, como JPG, JPEG, PDF, Links, notas impressas, etc.

Isso, além de dificultar a automatização de processos, cria outros problemas, como arquivos com baixa resolução, ilegíveis, rasurados, etc.

3. Dificuldade de implementação de uma rotina de recepção de NFS-e

Como já mencionado, cada prefeitura possui portal próprio para emissão de nota fiscal de serviço.

Assim, fica difícil para as empresas implementar uma rotina uniforme e eficaz de recepção de NFS-e, uma vez que existem 5.570 e poucos deles possuem integração via SEFAZ.

Isso faz com que as empresas precisem lidar com o recebimento de notas de serviços por diferentes canais e formatos, como anexos via e-mail, links em aplicações de comunicação e documentos físicos.

Isso pode gerar diversos problemas operacionais, como demora na entrada das notas no sistema, atrasos nos pagamentos de fornecedores e recolhimento de impostos e, consequentemente, juros e multas.

4. Necessidade de equipes maiores

Muitas empresas possuem grande volume de notas fiscais de serviço mensalmente. Logo, para dar entrada nesses documentos em tempo hábil, elas precisam de profissionais trabalhando exclusivamente ou grande parte do tempo nessa função de baixo valor agregado.

Isso sem falar no alto índice de retrabalho devido a inclusão de informações inconsistentes ou errôneas nos sistemas.

5. Impostos calculados incorretamente ou não calculados

O Imposto Sobre Serviços (ISS) é de competência municipal. Por isso, para muitas empresas, seu cálculo e recolhimento costumam trazer grandes dificuldades.

Isso porque, a depender da natureza do serviço e de onde ele foi prestado, a empresa tomadora pode ser considerada responsável pelo cálculo e recolhimento do imposto.

Assim, cabe à empresa tomadora aplicar a alíquota correta e efetuar o pagamento dentro do prazo estabelecido pela lei.

Portanto, no processo de recepção de NFS-e, as empresas precisam se atentar à natureza do serviço, às alíquotas aplicáveis e quem é o responsável tributário na operação.

Caso isso não aconteça, a empresa tomadora do serviço pode sofrer perdas financeiras duplamente: por não ter retido o valor do ISS do prestador e também por ser obrigada a pagar juros e multas pelo atraso no recolhimento do imposto.

Saiba como a solução Inbound Tracker ajuda sua empresa a superar os problemas de recepção de NFS-e

A tecnologia tem ajudado as empresas a superarem diversos desafios operacionais e a atingir melhores índices de produtividade.

Um grande exemplo é a solução Inbound Tracker, que oferece grandes benefícios na recepção de NFS-e, tais como:

Automação de processos

A falta de leiaute e formato padrão é um dos grandes desafios no processo de automação dos processos relacionados à NFS-e.

A solução Inbound Tracker ajuda as empresas a superarem esses desafios. Ela é estruturada com uma interface que, ao recuperar a nota fiscal de serviço, realiza a conversão do documento para um formato padrão no modelo XML.

Independentemente da prefeitura em que foi emitida, a  estruturação do XML, permite a entrada da Nota Fiscal em sistemas de gestão como o SAP.

Isso, dentre outras coisas, reduz significativamente as tarefas manuais e, consequentemente, o número de erros e a necessidade de profissionais para realizar essas funções.

Além disso, o Inbound Tracker possui pacotes de automação de processos que confrontam dados
do XML com informações do pedido de compra, evitando problemas de cadastros ou entrada de serviços feito de maneira incorreta.

Integração com portais municipais e com fornecedores

O Inbound Tracker possui integração com 800 prefeituras, o que possibilita recepção automática de NFS-e.

Além disso, essa solução conta com um “Portal de Fornecedores”, facilitando o envio das NFS-e e favorecendo a adoção de rotinas uniformes e eficazes.

Verificação fiscal

A solução Inbound Tracker foi construída para orquestrar processos, permitindo a integração com serviços de verificação fiscal. Isso, dentre outras coisas reduz o risco de cálculos incorretos e não conformidade.

Conclusão

A dificuldade na recepção de NFS-e ainda gera muitos problemas para as empresas.

O Inbound Tracker é uma oportunidade de trazer a evolução na maneira que os usuários corporativos realizam seus processos de recepção fiscal.

Em termos gerais, essa solução permite maior agilidade e fluidez, gerando possibilidades de automação de processos, agregando mais confiabilidade e segurança, reduzindo a necessidade de grandes equipes, além de reduzir ruídos e aumentar a transparência.

Para saber mais sobre o Inbound Tracker ou começar a utilizar a solução agora mesmo, entre em contato com a Blend IT agora mesmo!