6 pontos de atenção para escolher o sistema de backoffice digital

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Parte de administrar uma empresa de forma eficiente no século 21 é ser capaz de implementar os sistemas e tecnologia certos que podem ajudar no bom funcionamento de seus negócios e apoiar seus clientes. Mas quando o foco da sua empresa não é a tecnologia, selecionar um sistema de backoffice que vai ajudar as operações em vez de atrapalhar pode parecer uma perspectiva assustadora.

Um sistema de backoffice digital é o que dará suporte às atividades que estão no coração da sua empresa. Ele atua em aspectos como atendimento aos clientes, alta disponibilidade da infraestrutura, geração de contas, processamento de transações e requisições de compras, automatizando essas atividades para que a experiência do cliente lá no front office seja a melhor possível. 

Considerando sua importância, preparamos este artigo para te mostrar os pontos de atenção ao escolher um sistema de backoffice digital para sua empresa. Acompanhe conosco e descubra!

1. Procure o melhor ajuste para os seus processos

Conhecer de perto como é o fluxo de trabalho e os processos na empresa é o primeiro passo. Sempre haverá diferenças, mas se houver uma grande variação entre o processo atual e o que a nova tecnologia exige, a implementação será mais difícil.

O tempo gasto inicialmente na compreensão dos processos atuais é importante pois, além de permitir enxergar como a nova tecnologia se encaixará na empresa, também possibilita ver de maneira prática o verdadeiro retorno sobre o investimento que será realizado e usufruir ao máximo da nova ferramenta..

Por isso, antes de tudo, tenha certeza de gastar um tempo entendendo seus processos atuais. 

2. Decida sobre um sistema de backoffice digital na nuvem ou local

Alguns sistemas são baseados na nuvem e alguns estão alojados na infraestrutura de TI da sua empresa. As soluções internas podem adicionar um grau adicional de responsabilidade e custos potencialmente maiores. Por outro lado, elas garantem maior controle sobre seu sistema.

Já as soluções na nuvem são acessadas por um navegador web e garantem mais mobilidade ao seu trabalho. Elas também oferecem maiores benefícios de custo, uma vez que você não terá que lidar com a manutenção de uma infraestrutura de hardware cara para suportar o sistema e ainda contará com um software sempre atualizado.

Os sistemas na nuvem também são mais fáceis de serem escalados. Isso significa que, se sua empresa crescer — e você certamente espera por isso —, ele poderá acompanhá-la sem que você precise fazer grandes investimentos.

3. Tenha um plano de implementação

Um plano de implementação detalhado, incluindo um cronograma para acompanhamento da evolução e etapas da implementação, é vital para garantir que o sistema seja configurado e testado corretamente. Ele garante também que os usuários sejam adicionados e configurados de acordo com suas necessidades e todas as tarefas de suporte sejam documentadas e colocadas em prática.

Se essas ações não ocorrerem no início, o benefício esperado será reduzido. Por exemplo, se os dados não forem copiados para o sistema, certas funções/aplicativos dentro do sistema podem não serem usados, impactando no fornecimento de avaliações ou suporte às tarefas fundamentais para o funcionamento da empresa, como a reconciliação bancária ou a execução de pedidos de compras.

4. Invista no treinamento dos funcionários

Os funcionários precisam estar cientes de suas tarefas e processos e ter treinamento suficiente para que saibam usar o novo sistema. O pessoal deve então ser apoiado para que, depois de ter recebido formação, seja capaz de o colocar em prática.

O suporte também é vital para construir confiança e garantir que novas tecnologias e processos se tornem um hábito e substituam as velhas formas de fazer as coisas. Lembre-se: quem estará na linha de frente do seu sistema de backoffice digital serão seus funcionários, e seu sistema será tão útil quanto o uso/proveito que eles fizerem dele. 

5. Pesquise outros clientes do fornecedor

Pesquise sobre outros clientes do seu potencial fornecedor e entre em contato com eles para saber suas opiniões sobre o produto e o serviço oferecido. Procure saber se o fornecedor fornece atendimento ao cliente de qualidade, mesmo depois que o contrato é assinado.

Ao escolher um sistema de backoffice digital, observe não apenas o suporte à implementação, mas também o suporte pós-implementação que você espera. Veja se os demais clientes obtiveram a experiência de compra que esperavam. Nenhum sistema de backoffice digital será perfeito, e você quer garantir que terá o devido suporte ao seu alcance caso seja necessário. 

6. Veja se o sistema integra diferentes áreas de negócios

Um dos grandes benefícios de contar com um sistema de backoffice digital é a integração entre as diferentes áreas da empresa. 

Por exemplo, o setor de compras, antigamente, realiza seus processos em silos que dificultavam o aumento da eficiência e a redução de custos. Com um sistema de backoffice digital que seja construído com base no Req2Pay, esse cenário muda.

O Req2Pay considera que o processo de compras deve ser olhado como um todo, e não como atividades separadas. Ele monitora um pedido desde sua criação no sistema até o pagamento da nota por Contas a Pagar, permitindo que o tempo entre esses processos sejam reduzidos e que gargalos sejam eliminados.

Um dos exemplos de como o Req2Pay faz isso é verificando todos os custos automaticamente e provisionando as faturas para pagamento com antecedência. Isso, por sua vez, se traduz na redução de custos com multas ou atrasos, e na melhora do seu relacionamento com seus fornecedores.

Ele também reúne todas as faturas em um único hub ajudando a proteger contra fraudes em faturas e fornecedores. A gestão financeira também é reunida em uma mesma plataforma, permitindo à empresa executar análises preditivas que as permitam tomar melhores decisões.

Contar com um sistema de backoffice digital é o caminho certo para as empresas que querem reduzir custos e aumentar a eficiência. No entanto, contar com uma consultoria de TI para escolher o melhor para o seu caso, certamente ajudará a fazer a melhor escolha para o seu investimento.

A Blend IT pode te ajudar nesse momento! Entre em contato conosco e saiba mais!