10 motivos para utilizar o Requisition to Pay (Req2Pay)

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Para muitas empresas, o processo de compras e contas a pagar é interrompido devido a sistemas de aquisição herdados, vários ERPs e informações dispersas sobre os fornecedores. Compras ineficientes dificultam a conformidade e a redução de custos. Mas as novas tecnologias de software baseadas na nuvem estão permitindo que as empresas conectem esses processos tradicionalmente manuais a uma solução poderosa e unificada de Requisition to Pay (Req2Pay).

Agora, você pode reunir todos os seus processos de compra e pagamento em uma plataforma única e fácil de usar.

O que é Requisition to Pay (Req2Pay)?

No nível mais simples, esse é o ciclo pelo qual uma requisição é feita, há processo de cotação e um pedido é criado, uma vez que isso acontece, o pagamento é feito com base em uma fatura do fornecedor.

O que o Requisition to Pay é um sistema automatizado que integra compras com as contas a pagar, a fim de agilizar o processo, garantir a precisão e criar eficiências em custo e tempo. Os gaps de compras e contas a pagar que ainda atormentam muitas organizações são eliminados, criando um esforço mais colaborativo.

Os processos abaixo compõem etapas básicas que Requisition to Pay integra e otimiza:

1. Requisição de compra: depois que a necessidade de um produto ou serviço específico é identificada e aprovada pela gerência (em qualquer departamento da organização), essa solicitação é enviada ao departamento de compras;
2. Cotação de compra:  o processo de uma cotação e contato com fornecedores, incluindo o levantamento de preços e condições comerciais, pode ser eletrônico através de portais de compras ou realizado manualmente, isso fica registrado de forma não sistêmica, para decidir sobre seguir ou não com a requisição.
3. Pedido de compra: a área responsável pelas aquisições primeiro examinará sua lista de fornecedores aprovados e, com base nos dados da requisição, selecionará o melhor fornecedor para a finalidade. O departamento de compras cria um pedido no sistema que é roteado automaticamente para aprovação e transmitido ao fornecedor;
4. Recebimento de mercadorias/serviços: após a remessa de mercadorias ou a conclusão do serviço, o fornecedor enviará uma fatura ao departamento de contas a pagar. Uma vez que a remessa é realmente recebida, compras insere as informações da remessa no sistema;
5. Faturamento eletrônico: todas as etapas até este momento foram tratadas pelo departamento de compras; é aqui que o departamento de contas a pagar entra em ação. As faturas são enviadas pelo fornecedor eletronicamente através do portal da receita e prefeituras. Se não forem enviadas eletronicamente, as faturas passam por um processo de digitalização, quando dados relevantes são extraídos, padronizados e convertidos em faturas eletrônicas;
6. Correspondência de fatura: a fatura eletrônica é comparada com o pedido e a entrada de mercadorias. Desde que todos os itens correspondam aos limites acordados, a fatura é lançada e escriturada junto a nota fiscal gerando o contas a pagar para os fornecedores;
7. Fluxo de trabalho de aprovação: O processo de compras normalmente é cheio de formulários, não padronizados, sem visibilidade das etapas a serem realizadas e em qual estágio se encontra e sem uma comunicação sistêmica, resultando em processos lentos, com pouca visibilidade, passível de atrasos e multas, além de uma experiência negativa aos usuários. Com a solução Requisition to Pay implementamos formulários eletrônicos padronizados, dando visibilidade web do fluxo de compras, e avisos sistêmicos que promovem celeridade ao processo e permitem integração do fluxo de compras aos usuários;
8. Pagamento: os métodos de pagamento podem variar de empresa para empresa. Embora consideremos que pagamentos eletrônicos são a maneira mais eficiente e econômica de pagar fornecedores, muitas empresas ainda dependem de cheques e dinheiro. O Requisition to Pay permite uma visibilidade com relação a previsão de pagamento aos fornecedores contratados.

Por que usar o Req2Pay? 10 benefícios!

A automação dos processos de aquisição oferece uma ampla gama de benefícios para compras. Confira os motivos para adotar a solução na sua empresa:

1. Simplifique os processos de compras: o Requisition to Pay fornece conectividade em toda a organização para que as requisições sejam solicitadas e aprovadas mais rapidamente, os fornecedores apropriados são selecionados com base nos dados e as ordens são produzidas e enviadas aos fornecedores. Tudo por meio eletrônico e facilmente rastreável;
2. Reduza os tempos de ciclo do processo: todo o processo pode se tornar bastante prolongado quando tarefas manuais são adotadas. Por outro lado, as soluções digitais de compra fornecem fluxos de trabalho inteligentes com funções de escalação e lembretes;
3. Reduza os custos de processamento de faturas: eliminar o papel reduz o tempo e o custo e permite que as empresas usem funcionários para iniciativas mais estratégicas, em vez de tarefas repetitivas que são melhor realizadas pela automação;
4. Obtenha 100% de visibilidade: uma solução Requisition to Pay fornece visibilidade em toda a cadeia de suprimentos, oferecendo aos compradores e requisitantes a capacidade de visualizar o status do processo em tempo real;
5. Obtenha um gerenciamento melhor das exceções: com o processamento direto da maioria das faturas, as exceções podem obter a atenção que merecem e ser resolvidas mais rapidamente;
6. Melhore o relacionamento com os fornecedores: com o Req2Pay, os fornecedores podem saber quando receberão o pagamento, e isso fornecerá as informações necessárias para uma melhor tomada de decisão. A resolução mais rápida de exceções e disputas de faturas também gera boa vontade e permite que os compradores melhorem o poder de negociação;
7. Alavanque o poder de negociação: quando os fornecedores confiam em seu status de pagamento, eles podem estar dispostos a oferecer termos mais vantajosos para os compradores;
8. Capture dados para uma melhor tomada de decisão: soluções Req2Pay robustas oferecem recursos de geração de relatórios sob demanda. Usando dados históricos e em tempo real, as empresas podem obter maior controle sobre o fluxo de caixa e o capital de giro.
9. Ganhe transparência no processo: sem a digitalização e integração de etapas individuais, as organizações de compras podem perder rapidamente a visão geral. As soluções digitais criam transparência diária e fornecem aos departamentos de compras e contas a pagar uma visão de todos os custos de entrada e saída;
10. Planeje antecipadamente a liquidez: a transparência em tempo real e a vinculação de compras e finanças permitem que as demonstrações financeiras mensais, trimestrais e anuais sejam preparadas, verificadas e finalizadas mais rapidamente no departamento de contabilidade.

As empresas que processam grandes quantidades de faturas devem ter políticas e procedimentos claros. É imperativo que qualquer organização possua procedimentos e sistemas para minimizar a burocracia, erros e riscos. O Requisition to Pay oferece um processo contínuo da requisição de compras ao pagamento, eliminando as ineficiências.

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