O que você deve saber sobre RPA?

Você é novo no mundo do RPA? Talvez você esteja precisando de uma atualização. De qualquer forma, o Guia Definitivo de Robotic Process Automation fornece as principais informações que você precisa saber para eliminar tarefas repetitivas na sua empresa por meio da tecnologia — tudo em um só lugar!

Pronto para mergulhar fundo nessa tecnologia? Continue sua jornada abaixo.

O que é RPA?

A automação de processos robóticos, como o nome sugere, refere-se ao uso de software “robóticos”, que podem otimizar processos de negócios manuais demorados ou repetitivos. 

O RPA se distingue da automação de TI ao alavancar outros grandes desenvolvimentos em tecnologia de negócios: a Inteligência Artificial (IA) e o Machine Learning (ML). As ferramentas tradicionais de automação de TI podem funcionar apenas em situações previsíveis, que têm pouca variação e eventos imprevisíveis.

Por outro lado, ele é capaz de tirar proveito das técnicas de IA e Machine Learning para prever o melhor curso, mesmo em condições inesperadas.

Com esses recursos em mãos, o RPA pode lidar com uma variedade de processos comerciais importantes. As empresas de serviços financeiros, por exemplo, podem usar o RPA para avaliar aplicativos de cartão de crédito ou identificar transações suspeitas. As organizações de saúde podem usar o RPA para registrar novos pacientes e se comunicar com os provedores de seguros.

À medida que mais e mais empresas veem o valor dos agentes de software robótico, a demanda por essa tecnologia se expande rapidamente. Segundo uma estimativa da Statista, espera-se que o mercado das tecnologias RPA atinja os 10.4 bilhões de dólares até 2023.

Veja mais >> O que é RPA e como implementar?

Exemplos de uso do RPA

Atendimento ao Cliente

Muitas das solicitações de clientes recebidas pelos call centers podem ser suportadas com a tecnologia RPA; consultas e soluções comuns podem ser fornecidas aos agentes por meio de um painel. Quando um problema é encaminhado para agentes de atendimento ao cliente, o RPA pode ajudar a consolidar todas as informações sobre um cliente em uma única tela, para que os agentes tenham todas as informações necessárias em vários sistemas para fornecer um serviço exemplar.

Contas a Pagar

O formato da fatura em papel pode ser digitalizado usando OCR, tecnologia que permite reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem. Dessa forma, o RPA otimiza a entrada de dados, eliminando erros de reconciliação bancária. A tecnologia também reduz a necessidade de intervenção humana, processando faturas automaticamente, com base em regras pré-definidas.

CRM

Os sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) são ferramentas úteis para ajudar os vendedores a ficarem em cima dos clientes. Mas também é demorado para os profissionais de vendas e marketing manterem as informações atualizadas. O RPA pode ajudar otimizando o processo de extração de dados do cliente, pedidos de compra e outros sistemas, inserindo-os no CRM. 

Compras

O departamento de compras de uma empresa tem impacto direto nos lucros e receita dela. Com a ajuda do RPA, é possível comparar preços de diferentes fornecedores, além de atributos e qualidade do produto para permitir a compra dos melhores recursos nos melhores preços possíveis.

Recursos Humanos

O sistema RPA pode coletar e organizar todas as informações exigidas pelo departamento de RH. Isso inclui dados folha de pagamento, histórico de funcionários, horas extras, reembolsos e nível de treinamento. Ele também pode verificar a consistência das informações em vários sistemas, validar quadros de horários, ganhos e deduções.

Recrutamento e Seleção

A automação de processos robóticos também pode ajudar no recrutamento e seleção, simplificando o processo. O sistema pode obter currículos de diferentes plataformas e classificá-los de acordo com categorias definidas pelos analistas de RH. Isso permite agilizar etapas de recrutamento, como triagem e avaliação de capacidades.

Veja mais >> Usos do RPA para tornar sua equipe mais ágil

Quais são os benefícios do RPA?

Quase todos os funcionários, não importa o departamento, conhecem a dor de realizar atividades monótonas. Aproximadamente, de 10% a 20% das horas de trabalho humano são gastas em tarefas repetitivas e sem graça.

O RPA pode resolver esse problema. Ele libera seus funcionários do trabalho pesado de baixo valor e permite que eles se concentrem em tarefas estratégicas, valiosas e de longo prazo, que exigem o toque humano.

Apesar dos avanços significativos na IA e no Machine Learning, os computadores ainda não são capazes de lidar com atividades que envolvem características como raciocínio de alto nível e inteligência emocional.

O que eles podem fazer, no entanto, é resolver as lacunas de eficiência e produtividade em seus negócios, resultantes de seus processos manuais. 

Veja os benefícios do RPA que se transformam em um alto ROI para sua empresa:

• Eficiência aprimorada: erro humano sempre é uma possibilidade ao usar processos manuais. Ao tirar as pessoas da equação, o RPA tem um impacto dramático na precisão da produção de seus processos;
• Mais velocidade: ao contrário dos humanos, os programas de software podem executar milhões de cálculos por segundo. Os robôs da RPA podem trabalhar mais rápido do que qualquer funcionário;
• Redução de custos: é claro que aumentos na velocidade também trazem redução de custos e maiores lucros, simplesmente porque o RPA permite fazer mais na mesma quantidade de tempo;
• Melhor conformidade: ao padronizar seus processos e registrar cada etapa, o RPA facilita a comprovação da conformidade da sua organização com todas as leis e regulamentos aplicáveis.

Como o RPA funciona 

O RPA oferece três modos distintos de implantação. Primeiro, a automação assistida e não assistida, também conhecida como autônoma. O terceiro é o RPA híbrido, que combina os dois modelos.

É importante que as empresas determinem qual modelo melhor atende às necessidades da organização antes de implantar o RPA.

• RPA assistido: na automação assistida, o RPA automatiza aplicativos em execução na área de trabalho do usuário, com o objetivo de ajudá-lo a concluir um processo envolvido em menos tempo. Isso, geralmente, gera economia de custos e ajuda a proporcionar uma melhor experiência ao usuário e ao cliente. As desvantagens do RPA assistido são que inconsistências na configuração da área de trabalho, como alterar gráficos ou configurações de exibição, podem causar falhas no RPA. Além disso, às vezes, a área de trabalho do usuário fica bloqueada quando as etapas automatizadas estão sendo executadas.
• RPA não assistido: a automação não assistida não requer agente humano. O software RPA executa por conta própria, notificando o usuário apenas quando algo der errado. Ele pode funcionar 24/7, mas, para isso, a automação não assistida requer dados estruturados e regras claramente definidas, que podem não existir em todos os casos.
• RPA híbrido: no RPA híbrido, o funcionário e o bot trabalham essencialmente em equipe, passando tarefas para frente e para trás. O RPA híbrido automatiza o trabalho, que pode ser concluído apenas pelo bot (não assistido), bem como o trabalho que envolve dados não estruturados ou requer decisões de um funcionário (assistido). Aqui, os robôs e funcionários podem trabalhar em tarefas diferentes, ao mesmo tempo, para obter a eficiência ideal.

Como implementar o RPA

A tecnologia de RPA tem sido um elemento básico dos negócios na última década, mas nos últimos anos, ela alcançou um nível impressionante de sofisticação, mantendo a facilidade de uso. Não é mais uma ferramenta usada apenas para facilitar a realização de tarefas simples e repetitivas.

Ele está amadurecendo e, com a convergência de outras tecnologias, como IA, Machine Learning e OCR, estamos começando a explorar novas possibilidades. 

Ao contrário de outras formas de automação, o RPA tem inteligência para decidir se um processo deve ocorrer. Ele pode analisar os dados apresentados e tomar uma decisão com base nos parâmetros lógicos estabelecidos pelo desenvolvedor. 

Mas o potencial só será abrangente, tanto em termos de diversidade de casos de uso quanto de escala, se a empresa souber definir claramente o processo que pretende otimizar antes de tentar a implementação. 

Determinar quais processos devem ser otimizados pela tecnologia é um ponto estratégico importante. Não há sentido em automatizar um processo apenas por automatizar. Embora seja excelente para promover a excelência operacional, alguns processos são mais viáveis para ser otimizados do que outros.

É sempre uma boa prática implementar o RPA lentamente para mitigar os problemas iniciais que geralmente acompanham a implementação da tecnologia. Os candidatos mais viáveis a ele são aqueles que tendem a processar de maneira simples, repetitiva e fácil de definir. Esses processos, provavelmente, serão baseados em regras e compostos de dados estruturados facilmente definíveis.

Mas, então, quais processos de negócios são automatizados pelo RPA? Aqui estão algumas características que tornam um processo adequado:

• É alto volume e repetitivo;
• Baseia-se em dados digitais estruturados;
• Possui regras comerciais claras;
• É propenso a erros ao usar o trabalho humano;
• É sensível ao tempo ou altamente sazonal.

Alguns exemplos de atividades que podem ser otimizadas:

• Cobrança de clientes;
• Processamento de pedidos;
• Cadastro de clientes e fornecedores;
• Cadastro de materiais e serviços;
• Envio de notificações;
• Atualização de perfis de clientes e funcionários;
• Geração de relatórios de conformidade;
• Fazer cálculos complexos;
• Gerenciar banco de talentos do RH;
• Registrar, modificar, validar e analisar dados da empresa.

RPA vs. API: quais as diferenças?

Uma API (Application Program Interface) é uma ferramenta que especifica a forma que um software deve interagir com uma aplicação, de forma que esta esteja disponível no primeiro. 

Para entender melhor, pense em um serviço como o Google Flights. O Google não possui uma base de dados própria que informa as informações atualizadas, segundo a segundo, sobre voos. Pense no tanto de voos que atrasam ou são alterados diariamente. Para comunicar com a base de dados dos aeroportos e empresas áreas, o Google Flights utiliza uma API.

As APIs integram o sistema do Google Flights aos bancos de dados das operadoras aéreas, permitindo utilizar as informações no seu serviço. O resultado são respostas instantâneas do preço dos voos, horários, alterações e muito mais.

As APIs interagem com o aplicativo de destino (como o agendador de voos de uma companhia aérea) exclusivamente por meio do back-end. O RPA, por outro lado, interage com o aplicativo de destino pelo front-end. Os robôs dessa tecnologia usam ações de clicar e digitar, como um usuário humano faria — embora mais rápido e com mais precisão.

Embora o RPA interaja com o software no front-end, os casos de uso mais comuns tendem a ocorrer no back office. É aqui que os humanos são tradicionalmente encarregados de processos repetitivos.

Apesar da diferença entre front-end e back-end, ambas tecnologias são frequentemente úteis em conjunto. As organizações usam APIs ao lado de interfaces front-end por meio da automação RPA de ponta a ponta. Vários conectores de API estão disponíveis para que os usuários possam empregar ao criar seus fluxos de trabalho com o RPA.

A vantagem competitiva do RPA vem do fato de que as organizações podem implementar a tecnologia sem precisar fazer alterações nos sistemas existentes. Ao imitar como os humanos executam processos, a solução pode automatizar processos de back-end sem a necessidade de integrações de TI complicadas.

Veja mais >> API e RPA: Qual a melhor opção?

Como escolher uma solução RPA

Os gestores empresariais devem considerar vários recursos ao avaliar o software, incluindo o seguinte:

• Escalabilidade: as organizações devem procurar plataformas que possam ser gerenciadas centralmente e escalar na medida que a empresa cresce;
• Velocidade: as empresas devem ser capazes de projetar e testar novos processos robóticos em poucas horas ou menos, além de otimizar os bots para trabalhar rapidamente;
• Confiabilidade: à medida que as empresas lançam robôs para automatizar centenas ou até milhares de tarefas, elas devem procurar ferramentas com monitoramento e análise integrados, que lhes permitam monitorar a integridade de seus sistemas;
• Simplicidade: as organizações devem procurar produtos simples o suficiente para que qualquer funcionário da empresa possa criar e usá-las para lidar com vários tipos de trabalho, incluindo a coleta de dados e a transformação de conteúdo em informações que permitam tomar as melhores decisões de negócios;
• Inteligência: as melhores ferramentas dessa tecnologia podem suportar atividades simples baseadas em tarefas, ler e gravar em qualquer fonte de dados e aproveitar o aprendizado mais avançado.

Conclusão

Quando usado em conjunto com uma estratégia de transformação digital maior, o RPA pode aplicar agentes robóticos nos pontos certos para eliminar repetições e redundâncias, e melhorar a visibilidade dos processos de negócios.

Embora o RPA seja suficientemente transformador por si só, seu poder é especialmente aparente quando usado em conjunto com funcionários, para que a empresa se beneficie dos pontos fortes de ambas as partes e compense suas fraquezas.

Para se transformar digitalmente, muitas organizações passam por projetos de integração de sistemas longos e caros, apenas para se decepcionar com os resultados. O RPA permite que você veja o mesmo nível de transformação em um ritmo mais rápido e com menos esforço.

Entre em contato conosco e saiba como o RPA pode ajudar sua empresa!