Como automatizar processos repetitivos e ser mais estratégico na rotina de trabalho?

A rotina pode ser um fator de bastante estressante no ambiente de trabalho, principalmente quando envolve processos repetitivos e cansativos. A eficiência do trabalho pode ser prejudicada e gerar atrasos e falhas de entrega desnecessários. 

A solução para isso chegou com a automação de processos, também conhecida como RPA — Robotic Process Automation.

A seguir, listamos algumas curiosidades sobre o RPA e preparamos dicas para eliminar processos repetitivos e tornar o ambiente e a rotina de trabalho mais eficientes e produtivos. Vamos lá?

Como os processos repetitivos afetam o trabalho?

Todo trabalho possui tarefas manuais e repetitivas. Segundo pesquisa, 6 em cada 10 ocupações têm, pelo menos, 30% de suas atividades compostas de atividades repetitivas, que poderiam ser automatizadas. 

Isso quer dizer que 30% do tempo dos profissionais nessas ocupações é gasto com atividades que, apesar de necessárias para o trabalho como um todo, são de baixo valor estratégico para o sucesso deles.

O exemplo mais claro é o trabalho de um vendedor que, em vez de perder tempo registrando contatos com os clientes manualmente em um sistema, pode contar com um software que faça o trabalho manual, enquanto ele se dedica a prospectar novos contatos e fazer reuniões que melhorem a experiência da sua base de clientes atuais.

O software, ou robô, é capaz de executar atividades repetitivas de 3 a 5 vezes mais rápido do que uma pessoa, com menos erros e com total rastreabilidade de ações. O RPA que citamos é justamente a introdução de um robô que possa automatizar tarefas que não agregam ao trabalho, para que o profissional possa se encontrar naquelas que trazem os melhores resultados.

A solução: automação de processos com RPA

O RPA é a automação de processos repetitivos e cansativos, normalmente realizados manualmente. No RPA, esses processos são feitos por meio de softwares desenvolvidos para cada necessidade. Os programas podem ser direcionados com funções específicas para cada demanda e segmento de atuação. 

O processo consiste em desenvolver um programa que, por meio de regras pré-estabelecidas e pela entrada de informações, executará as ações previamente realizadas por um usuário. Por ser um desenvolvimento customizável e possibilitar a leitura de outros programas desenvolvidos nas mais populares linguagens de programação, o software possui uma vasta aplicabilidade. 

Usando as ferramentas RPA, uma empresa pode configurar um software, ou um “robô”, para capturar e interpretar aplicativos para processar uma transação, manipular dados, acionar respostas e se comunicar com outros sistemas digitais.

Os cenários de RPA variam de algo simples, como gerar uma resposta automática a um e-mail para implantar milhares de bots, cada um programado para automatizar trabalhos em um sistema ERP.

Quais os benefícios do RPA?

A utilização do RPA na empresa apresenta inúmeros benefícios para diversos setores, como:

• Execução de processos com precisão e qualidade: a automação de processos executados manualmente aumenta significativamente a eficiência do trabalho, eliminando completamente os erros mais comuns, como cruzamento de dados entre sistemas de setores diferentes;
• Rapidez: a robotização dos processos diminui o tempo gasto na realização das tarefas por usuários, melhorando a qualidade do tempo de trabalho gasto, dispensando pausas de descanso e permitindo que outras tarefas possam ser realizadas;
• Flexibilidade: os RPAs são customizáveis, podendo ser programados para as mais diversas necessidades e combinando vários setores de uma mesma empresa;
• Segurança da informação: na execução humana, não somente as falhas podem apresentar um risco real para a empresa, mas a possibilidade de vazamento de dados. Na robotização o risco não existe, além de permitir uma sincronização com sistemas de segurança internos que impeçam invasões e envio de dados não autorizados;
• Integração de sistemas: o RPA permite a integração e sincronização de sistemas individuais internos de outros setores, como financeiro, comercial, produção, marketing etc. A comunicação entre os programas otimiza ainda mais a entrega de resultados, e permite análises mais críticas e diretas;
• Auditoria: os RPAs permitem a coleta de dados em uma velocidade maior e com mais complexidade, apresentando dados mais completos para a realização de auditorias internas e análise de resultados com mais eficácia;
• Compliance: o RPA permite uma redução de riscos na perda e vazamento de informações, como também possibilita que os processos sejam disponibilizados somente para usuários específicos, incluindo regras de utilização que podem ser implementadas para evitar problemas fiscais, fraudes financeiras etc.

>>> Leia também: Como automatizar a área fiscal da sua empresa.

Como o RPA pode ser utilizado?

O Robotic Process Automation pode ser aplicado em vários segmentos e de formas diferentes. Imagine, por exemplo, um sistema de gestão de ações de marketing. 

O próprio sistema funciona como um gestor de ações, possibilitando ao usuário programar quais serão as ações tomadas de acordo com campanhas pré-estabelecidas. O RPA permite que essas ações sejam automatizadas, entendendo o funcionamento e criando um padrão de comportamento para certas finalidades. 

Outra possível aplicação seria a programação para realizar várias transações simultaneamente, de acordo com a necessidade, como o pagamento de funcionários de uma empresa. Normalmente, os pagamentos são agendados manualmente pelos gestores financeiros e executados no dia programado. 

Por meio do RPA, as atividades podem ser programadas uma única vez, tornando a atividade constante da forma estabelecida pelo usuário e eliminando várias horas de trabalho repetitivo, bem como conferência de dados e possíveis erros do processo.

Como o RPA funciona na prática?

O RPA funciona como uma automatização de processos de um ou mais programas e setores de uma empresa, eliminando a necessidade de entradas manuais, longas horas de trabalho desperdiçadas e estresse dos funcionários. 

O RPA programa quais ações devem ser tomadas em circunstâncias específicas, reduzindo o tempo de execução, garantindo mais eficiência e qualidade na entrega de resultados. Se trata da digitalização de processos, com a possibilidade de expansão e inclusão de mais procedimentos que englobem mais setores e satisfaçam mais necessidades da empresa.

A robotização de processos auxilia diretamente na melhoria da qualidade dos resultados entregues, assim como na eficiência dos processos e no dia a dia dos funcionários. Muitos processos repetitivos e cansativos tornam a execução das tarefas e o aproveitamento do tempo de trabalho um empecilho para resultados mais promissores.

Com procedimentos automatizados, a empresa pode apresentar redução de custos físicos, diminuição de erros, melhor qualidade e mais foco para otimizar ainda mais seus produtos e serviços para atender as demandas de seus clientes. 

Gostou de descobrir as vantagens da automatização de processos? Então, confira como automatizar a área fiscal da sua empresa!